Comprendiendo las entidades
Una entidad puede considerarse como una separación dentro de una licencia de Actito. Este concepto permite la segregación de bases de datos dentro de la licencia (por lo tanto, se trata de segregar bases de datos diferentes y no de segregar datos dentro de una misma tabla).
Es dentro de las entidades donde se almacenan realmente todos los recursos: ya sean las bases de datos en sí (perfiles o datos adicionales) o los objetos de comunicación que creas (campañas, escenarios, formularios, ...), así como las plantillas personalizadas que has podido solicitar o crear.
Por defecto, hay una entidad en tu licencia que lleva el mismo nombre que tu licencia. Esta será la única entidad si los datos están disponibles para todos los usuarios.
¿Por qué necesitamos entidades?
El concepto de entidad puede ser útil cuando las bases de datos y los recursos asociados no deben ser compartidos por todos los usuarios de la licencia de Actito.
Por ejemplo, una empresa presente en 2 países (Francia y Bélgica) puede crear una entidad por país. De esta manera, los usuarios franceses solo podrán acceder a la base de datos de Francia (tabla de perfiles, tablas de compras, campañas de correo electrónico, ...) mientras que Bélgica solo tendrá acceso a la base de datos de Bélgica. Sin embargo, la dirección podrá tener una vista de ambas bases de datos respectivas.
Esto también puede ser útil para 2 unidades de negocio distintas o para departamentos B2C y B2B que trabajan en bases de datos y comunicaciones completamente diferentes.
Las entidades son útiles cuando se necesita una segregación de datos.
Sin embargo, pueden ser fuente de frustración si los usuarios se encuentran desconectados de los recursos que necesitan para su trabajo. Por lo tanto, le recomendamos que solicite la creación de entidades adicionales solo si su organización y su política de gestión de datos lo requieren.
En caso contrario, la entidad única existente por defecto será suficiente.
Todas las limitaciones de la licencia sobre los recursos serán compartidas entre las entidades. Por ejemplo, el número máximo permitido de escenarios activos a implementar se compartirá entre las 2 entidades.
Los grupos de entidades
Cuando hay más de una entidad en una licencia, un usuario puede tener el derecho de acceder a varias entidades. Esto será necesario en muchas ocasiones para los usuarios de los equipos de Gestión que necesitarán una visión global.
En Actito, los derechos de acceso a las entidades se otorgan en base a los grupos de entidades, y cada usuario solo puede tener acceso a un grupo de entidades.
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Si solo hay una entidad, se habrá creado un grupo de entidades con el mismo nombre.
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En caso de entidades múltiples, se deberá crear un grupo de entidades específico para cada combinación de entidades que se le otorgue a un usuario por parte del administrador de la licencia.
Para solicitar la creación de una nueva entidad, el administrador de la licencia puede hacer una solicitud a su contacto en Actito o al soporte (support@actito.com).
Una vez creada, una entidad no puede ser eliminada ni renombrada.