Créer des exports périodiques complets

Les exports périodiques complets sont des exports automatisés quotidiens, hebdomadaires ou mensuels.

Ils sont utilisés pour une extraction de toutes les données (ou une partie d'entre-elles) d'une table spécifique, par opposition aux exports incrémentaux, qui, eux, ne reprennent que les nouvelles données.

Les exports Périodiques complets sont particulièrement pertinents lorsqu'il s'agit de transférer l'entièreté d'une base de données ou d'une table de référentiels vers un système tiers, notamment dans le cadre d'intégrations qui nécessitent un ensemble complet de données tous les jours ou à des intervalles fréquentes.

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En raison de la lourde charge de données qu'ils peuvent impliquer, le nombre d'exports périodiques complets est limité à un par table.

Les différents types d'exports périodiques complets

Lors de la création d'un export périodique complet, vous pouvez choisir parmi deux types. En effet, les deux types de tables suivants peuvent justifier un export quotidien et complet de données:

• Exports de Profils : Ceux-ci peuvent être utilisés pour exporter les données de tous les attributs d'une table de Profils, y compris les données d'abonnements et de segmentations. Ces exports ne peuvent contenir de données issues des Tables personnalisées.

• Exports de Référentiels : Ceux-ci permettent d'exporter des données issues de tous les champs d'une table de Référentiels, sans inclure les données des profils (les données des tables de Référentiels ne sont pas directement liées aux profils).

Exporter des données

Les indications ci-dessous vous exposent le processus global de création d'un export périodique complet.

Les différents exports peuvent avoir des caractéristiques qui leur sont propres et, par conséquent, des étapes légèrement distinctes. Dans ce cas, ces spécificités seront mises en évidence selon le même code couleur que l'export auquel elles correspondent.

Étape 1 : Données générales

À la première étape de la création d'un export, vous devrez définir :

• Le préfixe : ceci est le nom qui restera identique dans le nom de votre le fichier final.

• Le suffixe : ceci est le format de date qui représentera l'incrément de votre fichier.

• Base de données : la Table dont vous souhaitez exporter les données.

• Entité : l'entité dans laquelle cet export sera disponible.

Étape 2 : Filtrer les données

Cette étape vous permet de filtrer les lignes de données que vous souhaitez exporter.

Pour les exports de Profils , vous aurez la possibilité de filtrer les données grâce aux différents modules de ciblage. En effet, ceux-ci vous permettent d'appliquer des filtres basés sur tous les types d'interactions stockées dans Actito. Pour plus d'informations sur l'utilisation de ces modules, rendez-vous sur le chapitre dédié aux Ciblages d'Actito.

Astuce

Dans le cadre d'un export de Référentiels , il n'y a pas d'étape de filtrage. Toute la table sera exportée.

Étape 3 : Choisir les données

Le but de cette étape est de définir les colonnes qui apparaitront dans votre export en choisissant les attributs à inclure.

Attributs de la table à exporter

Ces attributs sont ceux de la table que vous avez sélectionnée. Ceux-ci seront bleus s 'il s'agit d'un export de table de Profils , mauves s'il s'agit d'un export de Table personnalisée . Vous pouvez choisir les éléments de la table, ainsi que les données techniques relatives aux interactions (moment de création, moment de mise à jour).

Dans les exports périodiques complets, vous ne pouvez qu'uniquement exporter les champs de la table principale sélectionnée.

Veuillez noter que :

• Il est possible d'exclure des colonnes, soit en cliquant sur les éléments que vous ne souhaitez pas voir apparaître, soit en cliquant sur "Désélectionner tout" et en effectuant votre choix à compter de zéro.

• Dans l'interface, vous verrez les "noms d'affichage" des attributs, tandis que les "noms techniques" apparaitront lorsque vous survolerez l'attribut avec votre souris. Cependant, dans l'export-même, ce sont les noms techniques des attributs qui s'affichent dans les en-têtes des colonnes (à moins de les modifier à l'étape suivante).

• Afin de modifier la structure du fichier résultant de l'export, vous pouvez changer l'ordre des colonnes en glissant et en déposant les blocs de la façon que vous souhaitez.

Étape 4 : Configurer l'export

Lors de cette étape, vous aurez la possibilité de configurer le format de votre export.

Format des valeurs

Configurez les paramètres d'exportation pour les valeurs contenues dans votre fichier.

Chacune de ces options apparaitra uniquement si votre export contient des attributs du type correspondant. Les attributs concernés sont affichés sous les suggestions de format.

• Format des attributs de type "booléen" : sélectionnez le format pour les attributs dont les valeurs sont "vrai/faux" (ex.: les abonnements affichés par colonnes individuelles ): 1/0, Y/N, ou TRUE/FALSE.

• Format des attributs de type "date" : sélectionnez le format des attributs de type date (ex.: date de naissance).

• Format des attributs de type "moment" : sélectionnez le format des attributs de type date et heure (ex.: les attributs techniques de date de création ou de récence). Différents degrés de précision sont disponibles (avec ou sans l'heure).

• Séparateur multi-valeurs : sélectionnez le séparateur des attributs dont les valeurs possibles sont multiples (ex.: les abonnements affichés en une seule colonne, les hobbies,...). Ce paramètre ne correspond pas au séparateur général du fichier (qui, lui, est à définir dans la section suivante).

Format de fichier

Au cours de cette étape, vous aurez l'occasion de paramétrer le fichier.

Les En-têtes du fichier sont, par défaut, les noms techniques des champs.

Vous pouvez toutefois les redéfinir pour qu'ils soient adaptés à la nomenclature de votre système.

Le fichier est prévu en format CSV, avec encodage UTF-8. Vous pouvez choisir le séparateur de valeurs que vous souhaitez pour votre fichier parmi:

• virgules

• point-virgules

• tabulations

Exemple d'export

Un échantillon de 10 profils vous permet de prévisualiser les valeurs et colonnes que vous obtiendrez dans votre fichier d'export.

Étape 5 : Résumé

Lors de cette étape, vous pourrez lancer l'export. Afin de vous assurer qu'il correspond à vos besoins, un résumé divisé en cinq sections est disponible.

En premier lieu, vous trouverez la section "Données générales", qui reprend le nom, la base de données et l'entité de votre export.

Ensuite, dans la section "Population cible", vous trouverez des informations quant à votre cible, ainsi que le nombre de profils ciblés.

Dans la section "Gérer les données", vous verrez tous les champs inclus dans votre export.

Enfin, la section "Paramètres" vous permet de vérifier que vous avez sélectionné les bons paramètres de données et de fichier.

Transfert du fichier

Une fois que vous avez passé l'ensemble du résumé en revue et que vous êtes sûrs que votre export est correctement configuré, vous pouvez choisir la manière dont vous souhaitez transférer vos données exportées.

En tant qu'export automatique, les exports périodiques sont systématiquement déposé dans le "Cloud" de votre choix. De ce fait, l'option "Manuel" sera grisée.

En plus de choisir l'emplacement cloud parmi ceux disponibles dans votre licence, vous devrez aussi définir le nom du fichier, le suffixe et le type de compression.

Astuce

Par défaut, la TransferBox est toujours disponible comme emplacement "Cloud" dans votre licence.

Les autres options d'emplacement "Cloud" sont les serveurs SFTP ou FTPS. Si vous souhaitez commencer à utiliser cette fonctionnalité, veuillez contacter le Support ou votre personne de contact chez Actito.

Si vous activez le 'Mode expert', vous serez autorisé à définir entièrement le modèle de nom de fichier, même pour le fichier de l'archive. Ce mode vous permet de contrôler entièrement le nom du fichier.

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Vous trouverez de l'aide en survolant l'icône (i) à côté du "Nom du fichier" et du "Nom de l'archive".

Planification

Enfin, vous pouvez programmer votre export.

Le mode standard vous permet de planifier votre export :

• Tous les jours, à une heure précise
• Chaque semaine, qui vous permet de choisir un ou plusieurs jours de la semaine, à une heure précise (par exemple, votre export peut s'effectuer tous les lundis et vendredis à 10h00)
• Chaque mois, qui permet de choisir le numéro du jour du mois et une heure précise.

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Les jours 29, 30 et 31 n'ayant pas lieu tous les mois, il n'est pas possible de les sélectionner.
28 est le nombre maximum que vous pouvez choisir, mais une option permettant de choisir le dernier jour du mois est disponible via le mode expert.

Mode expert

En activant le "mode expert", vous pouvez définir une fréquence à l'aide d'une expression CRON.

Cette manière technique d'écrire une fréquence permet plus de flexibilité, comme planifier un export deux fois un mois.

Par exemple, 0 0 10 1,15 * ? planifiera l'export à 10h00 le 1er et le 15 de chaque mois.

Le mode expert peut également être utilisé pour programmer un export le dernier jour du mois grâce à l'expression L, que ça tombe le 30 ou le 31 (qui ne sont pas autorisés).

Par exemple, 0 0 8 L * ? planifiera l'export le dernier jour de chaque mois à 08h00.

astuce

Le passage entre le mode standard et le mode expert est asynchrone, ce qui signifie qu'une fréquence sélectionnée à l'aide du standard n'est PAS automatiquement traduite en expression CRON de même valeur, et vice versa.

Cependant, si vous avez "enregistré comme brouillon" l'export (coin inférieur droit) et que vous y revenez, le changement de mode affichera la traduction correcte (tant que l'expression CRON est compatible avec le picker standard).

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Bien que plus flexible, l'expression CRON ne vous permet pas de planifier une exportation plus d'une fois par jour.

Paramètres avancés

Activez les paramètres avancés afin de mettre en place un rapport journalier qui sera envoyé aux destinataires indiqués à chaque exécution de l'export.

Ce rapport prend la forme d'une notification vous informant si l'exécution de l'export s'est passée sans encombre, ou si celle-ci a rencontré un quelconque souci.

Une fois la définition de votre export prête, cliquez sur 'Activer l'export périodique'.