Gérer les utilisateurs

La gestion des droits d'accès à votre licence Actito est donné aux utilisateurs ayant accès à la configuration standard "Administrateur". Ainsi, il revient à ces administrateurs de licence de gérer les accès des utilisateurs de leur entreprise.

Dans l'outil de Configuration de la licence, ils ont la possibilité de :

• Gérer les droits d'utilisateurs

• Créer de nouveaux utilisateurs

Pour ce faire, rendez vous dans l'app "Utilisateurs" de la plateforme de Configuration de la licence.

Gérer les utilisateurs existants

L'application affiche chaque utilisateur existant dans la licence. Grâce à la barre de recherche, vous avez la possibilité de trouver un compte spécifique.

info

Seuls les comptes servant à accéder à l'interface de votre licence Actito sont gérés par cette application. Pour les accès techniques aux webservices d'Actito, rendez-vous dans l'app "Gérer les utilisateurs API"

Après avoir sélectionné un compte, vous pouvez :

Voir le compte

Ceci vous permet de voir les données d'un compte, exactement comme pour l'option "Voir mon compte" accessible à chaque utilisateur pour son propre compte.

Editer le compte

Ceci vous permet de mettre à jour les données d'un compte, c'est-à-dire :

• Ses coordonnées

• Sa configuration de droits

• Les entités auxquelles il a accès

• L'entité par défaut

Seul le nom d'utilisateur (login) n'est plus modifiable une fois le compte créé.

Désactiver le compte

Cette option vous permet de couper immédiatement l'accès d'un compte à la plateforme, sans le supprimer. Les comptes désactivés ne peuvent plus se connecter et leur accès est bloqué. Ils se retrouvent dans l'onglet "Désactivés", sur la gauche de l'écran, où ils pourront être réactivés de nouveau à tout moment.

Supprimer le compte

En cliquant sur le bouton "Plus", vous avez la possibilité de supprimer un compte. Un utilisateur supprimé ne pourra plus accéder à la licence. Cette suppression est définitive et irréversible. Cependant, il reste possible de recréer un nouveau compte à l'identique.

Réinitialiser le mot de passe

En cliquant sur le bouton "Plus", vous avez la possibilité de réinitialiser le mot de passe d'un compte. Le mot de passe actuel du compte sera immédiatement suspendu et l'utilisateur recevra un e-mail de réinitialisation de mot de passe, pour en choisir un nouveau.

Cela vous permet de réagir rapidement en cas de suspicion du vol du mot de passe d'un de vos collaborateurs.

Réinitialiser tous les mots de passe

En cliquant sur le bouton "Plus", vous avez également la possibilité de réinitialiser le mot de passe de tous les comptes actifs. Le mot de passe actuel de chaque compte actif sera immédiatement suspendu et les utilisateurs recevront un e-mail de réinitialisation de mot de passe, pour en choisir un nouveau.

Cela vous permet de mettre en place une politique de changement de mot de passe pour les X mois, par exemple.

Créer un utilisateur

En plus de gérer les utilisateurs existants, vous avez la possibilité de créer directement des nouveaux utilisateurs dans votre licence. Pour ce faire, cliquez sur le bouton "+ Créer un utilisateur" en haut à gauche de l'écran.

La création de nouveaux utilisateurs est possible à hauteur de la limite de compte autorisée pour votre licence.

Informations générales

Commencez par indiquer le "Login" du nouvel utilisateur. Il s'agit du nom que l'utilisateur devra utiliser pour se connecter.
Ensuite, vous pourrez renseigner les informations personnelles de l'utilisateur :

• Prénom et nom

• Langue et sexe

Puis, les coordonnées de contact :

• Adresse e-mail : il est conseillé de toujours utiliser une adresse professionnelle et jamais d'adresse privée. C'est en effet via cette adresse que l'utilisateur pourra configurer et récupérer son mot de passe.

• Numéro de téléphone portable : cette information n'est obligatoire dans votre licence que si vous avez souhaité activer le système de double authentification.

Autorisations

Vous pouvez ensuite définir les autorisations du nouvel utilisateur :

• Configuration de droits : cela permet de définir à quelles applications l'utilisateur a accès. Chaque utilisateur peut avoir accès à une seule configuration. Il existe plusieurs configurations standard: pour plus de détails, se référer au chapitre "comprendre les configurations d'utilisateurs".

• Groupe d'entité : ceci permet de définir à quelles données et ressources liées (une base de données, un e-mail, un template,…) auxquel l'utilisateur va avoir accès. (Pour plus de détails, se référer au chapitre "comprendre les entités")

• Entité par défaut : si l'utilisateur a accès à un groupe comprenant plusieurs entités, vous devrez choisir l'entité par défaut qui sera mise en avant pour cet utilisateur.

Astuce

Il y a deux concepts que les Administrateurs peuvent utiliser pour gérer ce qu'un utilisateur peuvent voir et faire dans une licence :

• Les entités permettent de limiter l'accès aux ressources périphériques relatives à une même base de données. Il s’agit des tables additionnelles (achats, panier abandonné, …) liées à la table de profils, mais aussi les campagnes, templates, scénarios ou formulaires qui s’y rapportent.

• Les configurations d'utilisateurs permettent de limiter l’utilisateur dans ce qu’il peut faire dans la licence. Ceci permet de mettre à disposition un ensemble d’applications (catégorie "Campagnes e-mail"), certaines applications individuelles ("Gérer les campagnes e-mails") voire même certaines étapes spécifiques au sein des applications ("lancement d’une campagne e-mail").