Comprendre les entités
Une entité peut être considérée comme une séparation au sein d'une licence Actito. Cette notion permet le cloisonnement de bases de données au sein de la licence (Il s’agit donc bien de cloisonner des bases de données différentes et non de faire un cloisonnement de données au sein d’une même table).
C'est au sein des entités que vont véritablement être stockées toutes les ressources : que ce soient les bases de données en tant que telles (profils ou données additionnelles) ou les objets de communication que vous créez (campagnes, scénarios, formulaires, ...), mais aussi les templates personnalisés que vous avez pu commander ou créer.
Par défaut, il y a une entité dans votre licence, qui porte le même nom que votre licence. Ce sera la seule entité si les données sont disponibles pour tous les utilisateurs.
Pourquoi a-t'on besoin d'entités ?
La notion d'entité peut être utile lorsque les bases de données, et les ressources associées, ne doivent pas être partagées par tous les utilisateurs de la licence Actito.
Par exemple, une entreprise présente sur 2 pays (France et Belgique) pourra créer une entité par pays. Ainsi les utilisateurs Français ne pourront avoir accès qu'à la base de données pour la France (table de profils, tables d’achats, campagnes e-mails,..) tandis que la Belgique n'aura accès qu'à la base de données de la Belgique. Par contre, la direction pourra avoir une vue sur les deux bases de données respectives.
Ceci peut aussi être utile pour 2 business units distinctes ou pour des départements B2C et B2B œuvrant sur des bases de données et des communications complètement différentes.
Les entités sont utiles quand un cloisonnement des données est nécessaire.
En revanche, elles peuvent être source de frustration si les utilisateurs se retrouvent coupés de ressources dont ils ont besoin pour leur travail. Dès lors, nous vous conseillons de ne demander la création d’entités supplémentaires que si votre organisation et votre politique de gestion des données le requiert.
Dans le cas contraire, l’entité unique existant par défaut sera bien suffisante.
Toutes limitations de la licence sur les ressources seront dès lors partagées entre les entités. Par ex. le nombre maximum autorisé de scénarios actifs à mettre en place sera à partager entre les 2 entités.
Les groupes d’entités
À partir du moment où il existe plus d’une entité dans une licence, un utilisateur peut avoir le droit d’accéder à plusieurs entités. Ce sera d’ailleurs bien souvent nécessaire pour les utilisateurs des équipes de Management qui auront besoin d’une vision globale.
Dans Actito, les droits d’accès aux entités se donnent sur base du groupes d’entités, chaque utilisateur ne pouvant avoir accès qu’à un seul groupe d’entités.
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S’il n’y a qu’une seule entité, un groupe d’entités du même nom aura été créé.
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En cas d’entités multiples, un groupe d’entités spécifiques pour chaque combinaison d’entités à donner à un utilisateur devra être créé par l'administrateur de la licence.
Pour demander la création d’une nouvelle entité, l’administrateur de licence peut faire une demande à son interlocuteur Actito ou au support (support@actito.com).
Une fois créée, une entité ne peut être ni supprimée, ni renommée.