Comprendre les Unités Business
Dans certains cas, particulièrement dans l'industrie des médias, une table de profils unique est partagée par différentes unités business/départements. L'organisation d'une licence avec une entité centrale et ses différents actifs est particulière. Dans cet article, nous verrons comment organiser ces licences grâce aux entités et configurations d'utilisateurs, ainsi que l'organisation des actifs. Un exemple concret est également fourni pour illustrer ce cas d'usage.
L'organisation
Dans ce cas particulier, la licence peut être décomposée en différentes entités :
- Une entité centrale contenant la table de profils partagée, à laquelle toutes les unités business ont accès
- Différentes entités (A, B, C & D) gravitant autour de cette entité centrale
Les entités gravitant autour de l'entité centrale sont dédiées à un département en particulier. Par exemple, l'Unité Business A utilise l'Entité A. Cette entité dédiée contient les actifs marketing lié à cette unité business en particulier.
Utiliser les groupes d'entités
Grâce à l'utilisation des groupes d'entités, il est possible de donner accès à certains utilisateurs à certaines entités. De ce fait, une personne travaillent dans l'Unité Business A a accès à l'entité centrale (afin d'avoir accès à la table de profils partagée) et à sa propre entité (Entité A) mais n'a pas accès aux entités des autres départements. De façon similaire, une personne travaillant dans l'Unité Business D a accès à l'entité centrale et à sa propre entité (Entité D) mais n'a pas accès aux entités des autres unités business.
Utiliser les configurations d'utilisateurs
En plus de restreindre les entités grâce aux groupes d'entités, il est possible de choisir quelles applications les utilisateurs pourront utiliser dans les entités auxquelles ils ont accès. Ceci est gérable grâce aux configurations d'utilisateurs.
Il existe six configurations standards disponibles par défaut. Pour comprendre quelles applications sont disponibles pour chacune de ces configurations standards, nous vous invitons à consulter ce fichier : Standard Rights Configurations.xlsx
Si vous souhaitez créer une configuration personnalisée, veuillez contacter votre gestionnaire de compte.
Les actifs
Dans leur propre entité, chaque département possède ses propres :
- Campagnes (email, SMS, push…) et rapports liés
Les rapports sont spécifiques à chaque entité. Les utilisateurs ne verront que les rapports liés aux campagnes qui sont envoyées depuis les entités auxquelles ils ont accès.
- Formulaires
- Scénarios
- Templates sauvegardés
- Tables personnalisées
Lorsque vous créez vos tables personnalisées d'Interactions et de Données Liées, vous avez la possibilité de choisir la table de profils et l'entité à laquelle la table est liée. L'entité ne doit pas nécessairement être la même que celle de la table de profils. Concernant la table de Référentiels, comme elle n'est pas liée à une table de profils en particulier, vous avez la possibilité de choisir l'entité de votre choix.
Dans l'entité partagée, chaque unité business partage les actifs suivants avec les autres unités business :
Les centres de préférences doivent être créés sur l'entité de la table de profils. De ce fait, il n'est pas possible de ne pas partager ces centres de préférences sur l'entité partagée (et avec les autres unités business). Plus d'information à ce sujet est disponible dans l'article dédié.
- Template design
Nous recommandons de lier les templates design à l'entité partagée afin de ne pas avoir différentes versions du même template dans différentes entités.
- Ciblages sauvegardés
Les ciblages sauvegardés doivent être créés sur l'entité de la table de profils, car cette entité contient toutes les données nécessaires pour la création des ciblages. Ces ciblages sauvegardés peuvent néanmoins être utilisés dans les campagnes créent dans les entités dédiées.
Utiliser les templates sauvegardés
Il est possible de créer des templates sauvegardés dans chaque entité dédiée (A, B, C ou D), sur base d'un template design hébergé sur l'entité partagée. Ces templates sauvegardés seront une déclinaison du template design.
Les templates sauvegardés créés sur les entités dédiées ont leur propre charte graphique, et permettent de sauver les paramètres de campagnes, tels que le ciblage prédéfini, le domaine d'envoi, la pression commerciale, le ciblage, l'expéditeur, le sujet, le contenu, les personnalisations...
En utilisant le template, ces paramètres sauvegardés sont préremplis, permettant de gagner du temps, éviter les erreurs ou oublier des paramètres.
Le ciblage prédéfini est très utile pour pour cibler uniquement les profils qui sont pertinents pour une unité business en particulier. Cela permet de ne pas envoyer la campagne à une mauvaise sélection de profils, ou à des profils qui ne veulent peuvent pas être contactés légitimement.
Les ciblages prédéfinis et les ciblages sauvegardés n'ont pas la même utilité. Pour plus d'information, veuillez consulter la documentation à propos des ciblages prédéfinis.
Par conséquent, le ciblage prédéfini qui se trouvera dans le template sauvegardé de la Unité Business A ne ciblera que les personnes qui veulent être contactées pour les campagnes de la Unité Business A.
Exemple
Afin d'illustrer ce cas d'usage, nous allons voir un exemple concret. Imaginez une entreprise dans l'industrie des médias ayant quatre unités business: "News", "Sports, "Culture" et "Music".
L'entreprise utilise une table de profils commune, qui contient les profils de tous les départements. Un profil peut possiblement vouloir recevoir des campagnes du département "News", ainsi que celles du département "Music", par exemple. Cette table de profils commune est hébergée sur l'entité nommée Profiles.
Les accès des utilisateurs aux différentes entités sont créés comme suit...
- Une personne travaillant dans le département "News" a accès aux entités "Profiles" et "News"
- Une personne travaillant dans le département "Sports" a accès aux entités "Profiles" et "Sports"
- Une personne travaillant dans le département "Culture" a accès aux entités "Profiles" et "Culture"
- Une personne travaillant dans le département "Music" a accès aux entités "Profiles" et "Music"
… grâce aux groupes d'entités.
Dans ces groupes d'entités, les utilisateurs travaillant dans un même département (ex: "News") peuvent avoir des configurations d'utilisateurs différentes :
- Une personne peut avoir l'accès Utilisateur Avancé, car nous voulons qu'il ait la possibilité de tout faire dans la licence, sauf gérer les autres utilisateurs
- Une autre personne peut avoir l'accès Utilisateur restreint car nous ne voulons pas qu'il puisse gérer les profils (avoir accès à la table de profils) mais nous voulons qu'il puisse définir des campagnes
Chaque unité business possède ses propres actifs marketing, avec sa propre charte graphique. Par conséquent, toutes les campagnes, scénarios et templates sauvegardés sont créés sur les entités dédiées.
Par exemple, un marketer de l'unité business "News" va créer les campagnes sur l'entité "News" avec un template sauvegardé qui contiendra les paramètres sauvegardés suivants :
- Un ciblage prédéfini qui limite la cible aux profils qui veulent recevoir les campagnes venant de l'unité business "News"
- Un ciblage prédéfini qui limite la cible aux profils qui veulent recevoir les campagnes venant de l'unité business "News"
- Un expéditeur en rapport avec le département (ex : Journal)
- Un domaine d'envoi dédié au département "News"
- Un ciblage sauvegardé qui cible les profils entre 40 et 60 ans (parmi ceux ciblés par le ciblage prédéfini)
- Un ciblage sauvegardé qui cible les profils entre 40 et 60 ans (parmi ceux ciblés par le ciblage prédéfini)
- Un contenu qui respecte la charte graphique du département "News"
Les centres de préférences qui seront plus tard liés à un scénario de désinscription sont créés sur l'entité partagée, à savoir Profiles. Cependant, chaque unité business aura la possibilité de choisir son propre scénario de désinscription lors de la création d'une campagne. Pour plus d'informations à ce sujet, veuillez vous référer à cet article.