Importación de datos de perfiles

Para aumentar el tamaño de su tabla de perfiles, base de sus interlocutores potenciales útiles para la puesta en marcha de su marketing automation, Actito le permite importar perfiles a partir de un archivo Excel o .csv.

Atención

Es importante dedicar el tiempo y la atención necesarios antes de cualquier importación de datos, ya que puede tener un impacto en su marketing automation y en su tabla de perfiles ya existente.

Además, si Actito no es el "maestro" de los datos que va a modificar, una importación manual puede no ser pertinente.

Requisitos previos

Para poder importar perfiles en Actito, es necesario previamente:

• Haber creado una tabla de perfiles. Más información sobre la creación de una tabla de perfiles.
• Haber creado todos los atributos necesarios en esta tabla de perfiles. Lea este artículo para saber cómo añadir un atributo a la tabla de perfiles.

El material necesario:

• Un archivo Excel o .csv que contenga todos los datos que desea añadir a sus perfiles.

Preparar su archivo de importación

Antes de comenzar su importación, es necesario que sus datos estén estructurados en un archivo. Existen varias posibilidades; la más común es un archivo Excel o .csv, organizado en columnas.

Su archivo deberá organizarse en columnas, con el nombre del atributo como título de columna (emailAddress) y el valor del atributo para el perfil como valor en cada línea (p. ej. support@actito.com).

Ordene las columnas de su archivo y elimine todas las líneas en blanco.

Cuando importa perfiles en Actito, le recomendamos incluir las tres informaciones siguientes:

• Una suscripción: representa la autorización que tiene para contactar a la persona
• Una dirección de correo electrónico, un número de teléfono móvil o cualquier otro medio de contacto
• Una clave (atributo único) que le permitirá:
  • asegurarse de que cada individuo se encuentre una sola vez en su base de perfiles
  • servir de enlace al actualizar los datos

Esto tiene como objetivo garantizar datos de calidad en Actito, lo que le permitirá utilizarlos de forma correcta y sencilla posteriormente.

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Para que el mapeo de los atributos vinculados a sus suscripciones se realice automáticamente, la columna debe llamarse sub_{suscripción}.

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Para que el mapeo de los atributos vinculados a sus segmentos se realice automáticamente, la columna debe llamarse S_segment.

• Para indicar que sus perfiles forman parte de un segmento en una segmentación exclusiva, indique el nombre del segmento.
• Para una segmentación simple, indique "Member" si el perfil forma parte del segmento y deje el campo vacío si no forma parte de él.

Comenzar su importación

Para comenzar, diríjase al módulo Imports (Hub > Datos > Imports).

A continuación, haga clic en "Crear una importación".

Puede elegir crear sus perfiles desde una importación en blanco o desde una configuración de importación.

Una configuración de importación es una plantilla de importación predefinida, útil si realiza varias veces el mismo tipo de importación a partir de un archivo cuyas columnas están en el mismo orden. Para consultar la configuración de la importación, puede hacer clic en el botón "Ver los detalles". Todo aparece resumido, incluidos los parámetros de datos y las transformaciones que hayan podido aplicarse.

Puede guardar una configuración al final de un proceso de importación y utilizarla para su próxima importación.

Paso 1: Datos generales

Seleccione la tabla de perfiles en la que desea realizar la importación.

Paso 2: Parámetros de carga

Dispone de cuatro opciones de comportamiento de importación:

• Modificación/Creación: Se tienen en cuenta todas las líneas. Si se encuentra una línea existente, se actualiza. Si no se encuentra ninguna línea correspondiente, se crea una nueva.
• Solo creación: Solo se tienen en cuenta las líneas que dan lugar a la creación de una nueva línea.
• Solo modificación: Solo se tienen en cuenta las líneas que dan lugar a la actualización de una línea existente.
• Solo eliminación: Solo se tienen en cuenta las líneas que dan lugar a la eliminación de una línea.

Para que la modificación sea posible, necesitará un atributo clave en su tabla de perfiles, que debe incluirse en su archivo de importación y mapearse, como se explica en el paso 4.

En cada caso, los perfiles que no hayan podido importarse se identificarán, y podrá descargarlos para analizarlos después de la importación.

En función del tipo de importación que realice, elegirá una configuración diferente.

Para que esto quede lo más claro posible, le presentamos a continuación algunos casos concretos y cómo gestionarlos:

Normalmente, existen tres casos:

1. Añadir únicamente nuevos perfiles: si solo importa nuevos perfiles, puede elegir el modo "Solo creación".
2. Solo actualiza contactos: si todos sus contactos ya están presentes en su tabla de perfiles, pero desea actualizarlos porque ha obtenido nuevos datos, elegirá el modo "Solo modificación".

nota

¿A qué deberá prestar atención? Hágase esta pregunta, para cada atributo: "¿La información es más reciente/correcta en mi archivo Excel que en Actito?". Importe entonces únicamente las columnas para las que la respuesta sea "sí". Normalmente, es más que probable que los datos de suscripción (opt-in email) sean más recientes en Actito que en su archivo de importación. Por lo tanto, no mapee la columna "Suscripciones" cuando actualice perfiles.

3. Modo mixto (Modificación y creación): si tiene un archivo con perfiles que ya están en su tabla de perfiles y otros que aún no están en su tabla de perfiles, o si no sabe exactamente si ya están presentes o no, podría tener la tentación de utilizar el modo mixto. Pero esto conlleva un riesgo: si algunos perfiles se han dado de baja tras un envío anterior y actualiza estos perfiles con la información de suscripción, volverá a suscribirlos. No es lo que desea hacer.

¿Cómo evitarlo?

Deberá entonces proceder en dos etapas:

• Etapa 1: actualización de los perfiles existentes, sin la información de suscripción. Elija el modo "Solo modificación" y realice una importación sin seleccionar la columna de suscripciones (no mapearla o no incluirla en el archivo).
• Etapa 2: añada la columna "suscripciones" a su archivo Excel (o mapéela en el paso de mapeo de atributos) y vuelva a importar su archivo en modo "Solo creación". Así, solo se añadirán, y suscribirán, los nuevos perfiles.

nota

Tenga cuidado: el campo "Suscripciones" es un campo multivalor.

Paso 3: Carga del archivo

Deberá cargar un archivo de importación que contenga los datos que desea importar en su tabla.

El archivo puede ser un archivo .csv, .txt o Excel de 100 MB como máximo. Puede cargarse desde su ordenador o desde una ubicación en la nube configurada en su licencia, como la transferbox o un FTP. Hay varios separadores y formatos disponibles, pero deben especificarse.

Deberá elegir:

• el tipo de compresión (ZIP, GZIP o ninguna): se detectará automáticamente
• el formato (CSV o TXT separado por punto y coma, CSV o TXT separado por comas, CSV o TXT separado por tabulaciones, Excel o, únicamente para las eliminaciones, CSV o TXT una columna sin separador): CSV o TXT separado por punto y coma de forma predeterminada
• la codificación (UTF-8, UTF-16 Little Endian, ISO-8859-1, CP1252): UTF-8 de forma predeterminada
• el archivo con encabezado: este botón (marcado de forma predeterminada) indica si la primera línea del archivo corresponde a los encabezados de las columnas. Un archivo con encabezados facilita el mapeo de los datos. Si no los contiene, el paso siguiente tendrá en cuenta el orden de las columnas.

Consejo

La compresión del archivo no es obligatoria, pero un archivo comprimido puede contener más datos. Comprima su archivo si este supera el límite de 100 MB.

info

Tenga en cuenta que existen varias formas de codificación de los archivos .csv.

El formato UTF-8 es el único que permite todos los tipos de caracteres (&éù…). Pero atención: Excel en Apple no reconoce el UTF-8.

Para evitar cualquier error de codificación con los archivos .csv, recomendamos encarecidamente no abrir los archivos .csv haciendo clic en ellos (es decir, apertura automática de Excel), sino importarlos mediante la tarea de importación de Excel (es decir, abrir primero Excel y luego buscar el archivo mediante la tarea de importación de Excel: "Datos"/"Archivo de texto").

Especificaciones del archivo

Su archivo deberá cumplir ciertas restricciones específicas para ser aceptado.

• El archivo debe pesar 100 MB como máximo (en caso de archivo comprimido, solo cuenta el tamaño del ZIP).
• El orden de las columnas no tiene importancia.
• Las columnas obligatorias deben estar presentes obligatoriamente. Las columnas no obligatorias pueden omitirse.
• Una misma columna no puede aparecer dos veces en el archivo.

Consejo

Haga clic en el botón "Descargar un ejemplo" para descargar un archivo ilustrativo que recoge la estructura de su tabla y el tipo de valor de cada una de las columnas.

Así obtendrá un ejemplo concreto del formato que debe tener este archivo.

Paso 4: Mapeo de atributos

El objetivo de este paso es mapear las columnas de su archivo Excel con los atributos de su tabla de perfiles.

Consejo

Si su archivo contiene encabezados, la inteligencia artificial de Actito realizará automáticamente el mapeo entre la columna y el campo correspondiente.

El logotipo AIO indica los campos mapeados automáticamente. Estos siguen siendo modificables manualmente.

Observación

Puede ignorar algunas columnas, como las líneas 3 y 5 de este ejemplo.

• Si el encabezado de una columna no corresponde a ningún atributo de la tabla, deberá realizar el mapeo manualmente seleccionando el campo correspondiente en el menú desplegable.
  Debajo del título de la columna se muestra una muestra de valores.
• Si su archivo no contiene encabezados, deberá realizar el mapeo según el orden de las columnas y la muestra de valores que sirve de ejemplo.
• Si una columna de su archivo no debe importarse, mantenga la opción "Ignorar la columna".
  El recuadro de la parte superior derecha indica todos los campos obligatorios (y únicos) que aún no se han mapeado.

Todos los atributos obligatorios deben mapearse para permitir la creación de nuevas líneas, mientras que las claves permiten identificar las líneas existentes en los modos "Modificación/Creación" y "Solo modificación".

Paso 5: Preparación de los datos

Actito le permitirá preparar y ajustar sus datos para asegurarse de que correspondan a la estructura de su tabla de perfiles. Tiene la posibilidad de:

• Simular: previsualizar los resultados de la importación y detectar posibles problemas antes de finalizar su importación
• Transformar: limpiar, reformatear o estandarizar sus datos
• Explorar las opciones avanzadas: ajustar la manera en que se tratan sus datos

Simular

Esta opción permite realizar una simulación de la carga del archivo (sin importar realmente los datos en la tabla en cuestión) e identificar de antemano los posibles problemas.

Se muestran todas las líneas del archivo, con su estado. Si no hay ninguna alerta en el campo, no se ha identificado ningún error. Además, es posible filtrar mediante el botón "Mostrar solo las advertencias" para mostrar únicamente los campos problemáticos.

Una vez que haya simulado su importación, verá los resultados:

• Líneas naranjas: Son errores no bloqueantes, que puede optar por corregir o no.
• Líneas rojas: Las correcciones son obligatorias (se trata de errores en los datos que bloquearán su importación).

Tiene acceso a todas las posibilidades de la opción transformar, con el uso de reglas de transformación y la opción de ignorar los valores no válidos si es necesario.

Puede relanzar una simulación en cualquier momento, que tendrá en cuenta las posibles reglas de transformación adaptadas, o descargar el archivo corregido.

Cuando aplica las correcciones y relanza una simulación, la pantalla se actualiza con el resultado de esta nueva simulación, con la posibilidad de definir una nueva serie de transformaciones. De este modo, es posible aplicar varias reglas de transformación seguidas sobre el mismo campo si es necesario para que este tenga el formato correcto en Actito.

Las opciones avanzadas también están disponibles.

Transformar

Tiene la posibilidad de limpiar, reformatear o estandarizar sus datos para asegurarse de que correspondan a la estructura de su tabla de perfiles. Aquí, también puede simular su importación para asegurarse de que se acepte.

Esta pantalla le permite:

• Visualizar las columnas del archivo y el mapeo con los atributos de Actito realizado en el paso anterior.
• Consultar algunos valores presentes en el archivo para cada campo.
• Definir reglas de transformación para aplicar eventualmente a sus campos.
• Previsualizar el resultado de estas transformaciones, aplicadas a los valores del archivo ya mostrados.
• Ignorar los valores no válidos:
  • Si la casilla está desmarcada, en caso de valor no válido para este campo, la línea del archivo se rechazará por completo, aunque los demás campos contengan valores válidos.
  • Si la casilla está marcada, un valor no válido simplemente se ignorará y se dejará vacío en Actito, mientras que el resto de la línea se importará. Tenga en cuenta que, en el caso de un campo obligatorio, el resto de la línea se rechazará igualmente.

Para corregir estos errores "naranjas" y "rojos", seleccione la transformación que desea aplicar a estos datos:

• Mapeo de valores: Deberá establecer una correspondencia entre el valor de su archivo y el valor esperado por Actito para el atributo en cuestión. Esta correspondencia puede compararse con una versión simplificada de la función "Buscar y reemplazar" de Excel. Una vez mapeados los atributos, haga clic en "Guardar".
• Formato de los datos
  • Fecha: posibilidad de cambiar el formato de la fecha y la hora
  • Número de teléfono: elija un prefijo de país predeterminado para los números de teléfono que no lo tengan, o seleccione una columna de su archivo que proporcione los valores del prefijo de país
  • Especificar código de idioma ISO: si su archivo utiliza el formato ISO 639-1 para los códigos de idioma (p. ej. "es"), no es necesaria ninguna transformación. De lo contrario, utilice esta regla para indicar el formato utilizado en su archivo para que se convierta automáticamente.
  • Especificar código de país ISO: si su archivo utiliza el formato ISO 3166-1 alpha-2 para los códigos de país (p. ej. "ES") o el nombre completo del país, no es necesaria ninguna transformación. De lo contrario, utilice esta regla para indicar el formato utilizado en su archivo para que se convierta automáticamente.
• Limpieza de texto
  • Escapar los caracteres especiales: convertir los caracteres especiales (p. ej. & < >) en sus secuencias de escape
  • Anular el escape de los caracteres especiales: reconvertir las secuencias de escape en caracteres especiales
  • Eliminar los acentos (diacríticos): quitar los acentos y otras marcas diacríticas (p. ej. «résumé» > «resume»)
  • Eliminar caracteres
  • Reemplazar texto
• Formato de texto
  • Convertir a minúsculas: todas las letras se convierten en minúsculas (p. ej. «HELLO WORLD» > «hello world»)
  • Convertir a mayúsculas iniciales: la primera letra de cada palabra en mayúscula (p. ej. «john doe» > «John Doe»)
  • Convertir a mayúsculas: todas las letras se convierten en mayúsculas (p. ej. «welcome» > «WELCOME»)
  • Poner en mayúscula la primera letra: solo se pone en mayúscula la primera letra del texto (p. ej. «hello world» > «Hello world»)
• Recorte de texto
  • Eliminar los espacios al principio y al final de la cadena
  • Conservar los N primeros caracteres
  • Conservar los N últimos caracteres
  • Eliminar los N primeros caracteres
  • Eliminar los N últimos caracteres

No olvide aplicar las transformaciones una vez que las haya añadido.

A continuación, puede descargar el archivo adaptado para guardar una versión corregida de sus datos.

Opciones avanzadas

Aquí puede definir dos comportamientos principales:

• Gestión de los valores vacíos: la casilla de verificación permite definir cómo se tratan los valores potencialmente vacíos del archivo.
  • Si no está marcada (de forma predeterminada), un valor vacío en el archivo se ignorará para evitar sobrescribir un valor ya existente en Actito.
  • Si está marcada, un valor vacío en el archivo se importará y podrá sobrescribir un valor no vacío presente previamente en Actito.
• Tratamiento de los valores ya presentes en la tabla de perfiles: define el comportamiento de la importación cuando ya existen valores en la tabla de perfiles.
  • Para los atributos simples:
    • Reemplazar los valores existentes por los del archivo sobrescribirá los valores existentes en la tabla de perfiles (de forma predeterminada).
    • Conservar los valores existentes solo permitirá añadir valores en lugar de valores actualmente vacíos, sin actualizar un valor existente.
  • Para los atributos multivalor:
    • Añadir los valores a los valores existentes (de forma predeterminada).
    • Reemplazar los valores existentes por los del archivo.

Puede elegir el comportamiento deseado campo por campo o aplicar la misma regla a todos los campos mediante la primera línea.

Paso 6: Resumen

En este paso, dispone del resumen de su importación, incluido el paso de preparación de los datos, así como las transformaciones que haya podido realizar.

Puede lanzar la importación en este paso. Tras un breve tiempo de espera, que depende del tamaño de su importación, se le comunicarán los resultados detallados.

En esta etapa, también puede guardar la configuración de importación. Esto puede ser muy útil si repite este tipo de importación varias veces. El nombre asignado a esta configuración será el que se muestre al elegir la importación que se va a realizar. Se guardarán todos los parámetros que haya elegido durante la configuración de la importación.

Guardar una configuración de importación

Si desea reutilizar sus parámetros de importación para sus futuras importaciones manuales, también puede guardar una configuración de importación antes de lanzarla.

Una configuración de importación conserva en memoria todos los detalles importantes:

• el nombre de la importación (se añadirá un sufijo incremental cuando cree nuevas importaciones basadas en la configuración)
• la tabla de destino y la entidad
• el tipo de archivo y su compresión
• el mapeo de los atributos
• los parámetros de carga.

Para crear una, haga clic en "Guardar como configuración".

A continuación, debe asignar un nombre a la configuración para poder encontrarla cuando seleccione el tipo de importación.

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Para eliminar una configuración guardada, elija "Crear una importación" para acceder a la pantalla de selección de configuraciones y cambie al "Modo edición" en la esquina superior derecha.

Descargar el archivo de salida

En el módulo Imports, puede ver el resultado de su importación en la pestaña "Finalizadas" haciendo clic en "Ver los detalles de ejecución".

Puede descargar el archivo de salida si lo desea.