Importar perfiles manualmente

Para aumentar el tamaño de su base de datos, que contiene información útil sobre sus posibles contactos para la implementación de su automatización de marketing, Actito le permite importar perfiles desde un archivo de Excel o CSV.

atención

Es importante dedicar el tiempo y la atención necesarios antes de realizar cualquier importación de datos, ya que esto puede tener un impacto en su automatización de marketing y en su base de datos existente.

Además, si Actito no es el "dueño" de los datos que va a modificar, una importación manual puede no ser relevante.

Requisitos

Para poder importar perfiles en Actito, primero debe:

• Haber creado una base de datos. Para saber cómo crear una tabla de perfiles, consulte "Crear una tabla de perfiles"
• Haber creado en esta base de datos todos los atributos necesarios. Para saber cómo agregar un atributo, consulte "Agregar un atributo a la tabla de perfiles"

Material necesario:

• Un archivo de Excel o CSV que contenga todos los datos que desea agregar a sus perfiles. Consulte "Cómo estructurar su archivo de Excel" para conocer nuestras recomendaciones para facilitar la importación.

A. Preparar su archivo de importación

Antes de comenzar la importación, sus datos deben estar estructurados en un archivo. Hay varias opciones, la más común es un archivo de Excel o .csv organizado en columnas.

Su archivo debe estar organizado en columnas, con el nombre del atributo (‘emailadress’) como título de la columna y el valor del atributo para el perfil (‘support@citobi.eu’,…) como valor en cada fila.

Ordene las columnas de su archivo y elimine todas las filas en blanco.

Cuando importas perfiles en Actito, te recomendamos que asegures incluir la siguiente información:

• Una suscripción: esto representa la autorización que tienes para contactar a la persona.

• Una dirección de correo electrónico, un número de teléfono móvil u otra forma de contacto.

• Una clave (atributo único) que te permitirá:

  • Asegurarte de que cada individuo solo aparezca una vez en tu base de perfiles.

  • Servir como enlace durante la actualización de datos.

Esto tiene como objetivo garantizar que tengas datos de calidad en Actito, lo que te permitirá utilizarlos correctamente y de manera fácil en el futuro.

B. Comenzar tu importación

Para comenzar, ve a la aplicación "Importar Perfiles" (Catálogo > Perfiles > Importar perfiles).

Paso 1: Elegir la base de datos de perfiles

Selecciona la base de datos en la que deseas hacer la importación.

Paso 2: Cargar el archivo

Tienes 2 opciones:

• "Cargar una configuración"

Una configuración de importación es una plantilla predefinida que te será útil si realizas regularmente los mismos tipos de importaciones, desde un archivo con las mismas "columnas", en el mismo orden.
Puedes guardar una configuración al final del proceso de importación y utilizarla para tu próxima importación.

• "Cargar el archivo"

Elige el archivo que deseas importar.

Deberás indicar el tipo de este archivo. Puedes elegir entre diferentes formatos:

• Microsoft Excel
• CSV (separado por comas o por punto y coma)

Csv es un formato más comprimido que Excel y los valores son separados mediante ; o ,.

También debes indicar la codificación del archivo:

nota

Hay varias formas de codificar los archivos .csv.

UTF-8 es el único formato que permite todos los tipos de caracteres (&éù…), pero ¡cuidado! Excel para Apple no reconoce UTF8.

Para evitar errores de codificación con los ficheros .csv te recomendamos encarecidamente no abrir los archivos .csv haciendo clic en ellos, es decir, no abrirlos automáticamente en Excel, sino importarlos a través de la opción de Excel de importar. Primero abrir Excel y luego buscar el archivo en Datos > Desde texto.

Paso 3: Asignar atributos

El objetivo de este paso es establecer correlaciones entre las columnas del archivo Excel y los atributos de tu base de datos.

Cuando el nombre de la columna de Excel y el del atributo sean los mismos, Actito automáticamente establecerá la correlación. Si no, podrás hacerlo tú mismo de forma muy sencilla.

nota

Puedes ignorar algunas columnas, como las filas 3, 5, 6 y 7 del presente ejemplo.

Paso 4: Configurar importación

En lo que respecta al tratamiento de la correspondencia tienes tres opciones:

• Solo crear: Solo se añadirán nuevas perfiles a la base de perfiles.
• Solo actualizar: Se actualizan los perfiles ya existentes.
• Modo mixto Modificación/Creación: Se hacen las dos cosas a la vez.

Para que la modificación sea posible, necesitará tener un atributo clave en su base de datos y que se incluya en su archivo de importación (mapeado según se explica en el paso 3).
En cada caso, los perfiles que no se puedan importar serán identificados y podrá descargarlos para analizarlos después de la importación.

Dependiendo del tipo de importación que realice, elegirá una configuración diferente.

Para que esto sea lo más claro posible, presentamos a continuación algunos escenarios y cómo manejarlos:

Normalmente, existen tres escenarios:

1. Agregar solo nuevos perfiles

Si solo importa nuevos perfiles, puede elegir el modo de "creación exclusiva".

2. Solo actualizar contactos existentes

Si todos sus contactos ya están en la base de datos, pero desea actualizarlos debido a nueva información, elegirá el modo "modificación exclusiva".

¿En qué debe prestar atención? Hágase la siguiente pregunta para cada atributo: "¿La información en mi archivo de Excel es más reciente/correcta que en Actito?". Importe solo las columnas para las cuales la respuesta sea "sí".
Por lo general, es muy probable que los datos de suscripción (opt-in email) sean más recientes en Actito que en su archivo de importación.
Por lo tanto, no mapee la columna "suscripciones" al actualizar perfiles.

3. Modo mixto

Si tiene un archivo con perfiles que ya están en su base de datos y otros que aún no están, o si no está seguro si están presentes o no, podría verse tentado a utilizar el modo mixto.

Pero esto conlleva un riesgo: si algunos perfiles se han dado de baja en un envío anterior y actualiza esos perfiles con información de suscripción, los volverá a inscribir. ¡No desea hacer eso!

Cómo evitar esto?

Entonces, deberás seguir estos dos pasos:

• Paso 1: actualiza los perfiles existentes sin la información de suscripción. Elige el modo "Solo modificación" e importa sin seleccionar la columna de suscripciones (no la mapees ni la incluyas en el archivo).

• Paso 2: agrega la columna "suscripciones" a tu archivo de Excel (o mapeala durante el mapeo de atributos) y vuelve a importar el archivo en modo "Solo creación". De esta manera, solo se agregarán y suscribirán los nuevos perfiles.

Para la Actualización de atributos multivaluados. Esto solo se aplica a los atributos multivaluados que mapearías.

Puedes elegir entre:

• Reemplazar el valor: esto eliminará los valores antiguos y los reemplazará con los del archivo.

• Agregar el valor: los valores de tu archivo se agregarán a los valores ya existentes.

nota

Ten cuidado, el campo "Suscripciones" es un campo multivaluado.

Obtén más información sobre "Estructurar un archivo de Excel para importar perfiles"

Paso 5: Simulación y correcciones

Actito analizará tu archivo y te pedirá que indiques las correcciones que deseas hacer antes de la importación.

Las bolas en la columna "estado" pueden tener tres colores:

• Verde => los datos son correctos

• Naranja => hay errores que no bloquearán la importación, pero podrás indicar el tratamiento que deseas aplicar.

• Rojo => se deben hacer correcciones (hay errores en los datos que bloquearán la importación de esos datos)

Para corregir estos errores 'naranja' o 'rojo', haz clic en el lápiz a la derecha de la pantalla.

Casos de valores a reemplazar:

Se trata de hacer un mapeo entre el valor de tu archivo y el valor esperado/aceptado por Actito para el atributo correspondiente.
Este mapeo se puede comparar con la función de "buscar y reemplazar" en Excel, pero simplificado. Una vez que hayas mapeado los atributos, haz clic en "guardar". La bola se volverá gris.

Si algunos datos no necesitan corrección y simplemente desea ignorarlos: marque la casilla "ignorar valores incorrectos".

En el caso de valor(es) vacío(s) (identificado(s) en su archivo de importación):

Entonces puede decidir un tratamiento específico para estos valores vacíos en el atributo correspondiente.

1. ¿Nunca sobrescribir un valor existente? Solo se actualizarán los valores actualmente vacíos
   --> Esto significa que si ya existe un valor para este campo en la base de datos, se ignorará el valor importado.

2. Ignorar valores vacíos para evitar sobrescribir el valor existente.
   --> Esto significa que si el valor importado está vacío, no se tendrá en cuenta.

Nota: Es importante entender que lo que marque se aplica a toda la columna y no solo al valor vacío.

Descargue una ilustración de estos diferentes casos: Actito Ejemplo Opción de Importación de Perfil con valores vacíos.xlsx

Una vez que todos los atributos estén editados, haga clic en "Aplicar correcciones" y los círculos grises se volverán verdes.

Luego puede descargar el archivo corregido para mantener una versión corregida de sus datos.

Cuando todos los círculos estén verdes u naranjas, puede pasar al siguiente paso.

Paso 6: Resultado de la importación

Iniciará la importación en este paso. Después de un breve tiempo de espera, según el tamaño de su importación, obtendrá los resultados detallados:

Para cada línea con error, Actito proporciona una explicación. Por lo tanto, puede descargar todas las líneas con error en un archivo .csv e identificar la causa del error para cada perfil no importado.

En esta etapa, también puede indicar guardar la configuración de esta importación.

Esto puede ser muy útil si realiza varias veces el mismo tipo de importación. El nombre que le dé a esta configuración será el que encontrará en el menú en el paso 1 "Cargar una configuración".