Importer des données de profils

Afin d'accroître la taille de votre table de profils, base de vos interlocuteurs potentiels utiles pour la mise en place de votre marketing automation, Actito vous permet d'importer des profils à partir d'un fichier Excel ou .csv.

Attention

Il est important de consacrer le temps et l’attention nécessaires avant tout import de données, car cela peut avoir un impact sur votre marketing automation et votre table de profils déjà en place.

Par ailleurs, si Actito n'est pas "maitre" des données que vous allez modifier, un import manuel peut ne pas être pertinent.

Prérequis

Pour pouvoir importer des profils dans Actito, il faut préalablement :

• Avoir créé une table de profils. Plus d'informations sur la créations des tables de profils.
• Avoir créé dans cette table de profils, tous les attributs nécessaires. Lisez cet article pour savoir comment ajouter un attribut à la table de profil.

Le matériel nécessaire :

• Un fichier Excel ou .csv contenant toutes les données que vous voulez ajouter à vos profils.

Préparer votre fichier d’import

Avant de commencer votre import, il faut que vos données soient structurées dans un fichier. Plusieurs possibilités existent, la plus commune est un fichier Excel ou .csv, organisé en colonnes.

Votre fichier devra être organisé en colonnes, avec comme titre de colonne, le nom de l’attribut (emailAddress) et comme valeur dans chaque ligne, la valeur de l’attribut pour le profil (ex : support@actito.com).

Triez les colonnes de votre fichier et effacez toutes les lignes blanches.

Lorsque vous importez des profils dans Actito, nous vous recommandons de veiller à inclure les trois informations suivantes :

• Un abonnement : ceci représente l'autorisation que vous avez de contacter la personne
• Une adresse email, un numéro de téléphone mobile, ou tout autre moyen de contact
• Une clé (attribut unique) qui vous permettra :
  • d'être certain que chaque individu ne se trouve qu'une fois dans votre base de profils
  • de servir de lien lors de la mise à jour des données

Ceci a pour objectif d'assurer d'avoir des données qualitatives dans Actito, ce qui vous permettra de les utiliser correctement et facilement par la suite.

Commencer votre import

Pour commencer, rendez-vous sur l’application Imports (Apps > Données > Imports).

Ensuite cliquez sur "Créer un Import".

Vous pouvez choisir entre créer les profils depuis un import vierge, ou d'une configuration d'import.

Une configuration d’import est un modèle d’import prédéfini, utile si vous effectuez plusieurs fois le même type d’import à partir d’un fichier dont les colonnes sont dans le même ordre. Pour consulter la configuration de l’import, vous pouvez cliquer sur le bouton « Voir les détails ». Tout y est résumé, y compris les paramètres de données et les transformations qui ont pu être appliquées.

Vous pouvez enregistrer une configuration à la fin d’un processus d’import et l’utiliser pour votre prochain import.

Étape 1 : Données générales

Sélectionnez la table de profils dans laquelle vous souhaitez faire l'import.

Étape 2 : Paramètres de chargement

Vous disposez de quatre options de comportement d’import :

• Mise à jour / Création : Toutes les lignes sont prises en compte. Si une ligne existante est trouvée, elle est mise à jour. Si aucune ligne correspondante n’est trouvée, une nouvelle est créée.
• Création uniquement : Seules les lignes menant à la création d’une nouvelle ligne sont prises en compte.
• Mise à jour uniquement : Seules les lignes menant à la mise à jour d’une ligne existante sont prises en compte.
• Suppression uniquement : Seules les lignes menant à la suppression d’une ligne sont prises en compte.

Pour que la modification soit possible, vous aurez besoin d'avoir un attribut clé dans votre table de profils et qu'il soit repris dans votre fichier d’import et mapper, comme expliqué à l'étape 4.

Dans chaque cas de figure, les profils qui n’ont pas pu être importés seront identifiés, et vous pourrez les télécharger pour analyser cela après l’import.

En fonction du type d’import que vous effectuez, vous choisirez un paramétrage différent.

Afin de rendre cela le plus clair possible, nous vous présentons ci-après certains cas de figure et comment les gérer:

Typiquement, il existe trois cas de figure :

1. Ajouter uniquement de nouveaux profils : si vous n’importez que des nouveaux profils, vous pouvez choisir le mode de « création uniquement ».
2. Vous mettez uniquement des contacts à jour : si tous vos contacts sont déjà présents dans votre table de profils, mais vous voulez les mettre à jour car vous avez eu un nouvel apport d’informations, vous choisirez le mode "Modification uniquement".

remarque

A quoi devrez-vous faire attention ? Posez vous cette question, pour chaque attribut : "Est-ce que l’information est plus récente/correcte dans mon fichier Excel que dans Actito ?". N’importez alors que les colonnes pour lesquelles la réponse est "oui".
Typiquement, il est plus que probable que les données d'abonnement (opt-in email) seront plus récentes dans Actito que dans votre fichier d’import.
Ne mappez donc pas la colonne "Abonnements" lorsque vous mettez des profils à jour.

3. Mode mixte (Modification et création) : si vous avez un fichier avec des profils qui sont déjà dans votre DB et d’autres qui ne sont pas encore dans votre DB, ou si vous ne savez pas exactement s’ils sont déjà présents ou non, vous seriez tentés d’utiliser le mode mixte. Mais ceci comporte un risque : si certains profils se sont désinscrits lors d’un envoi précédent et vous mettez à jour ces profils avec l’information d’abonnement, vous allez les ré-inscrire. Vous ne souhaitez pas faire cela !

Comment éviter cela ?

Vous devrez alors agir en deux étapes :

• Étape 1 : mise à jour des profils existants, sans l’information d’abonnement. Choisissez le mode "Modification uniquement" et faites un import sans sélectionner la colonne abonnements (ne pas la mapper ou ne pas la mettre dans le fichier).
• Étape 2 : ajoutez la colonne "abonnements" à votre fichier Excel (ou mappez la lors de l’étape de mapping d’attributs) et ré-importez votre fichier en mode "création uniquement". Ainsi, seuls les nouveaux profils seront ajoutés, et abonnés.

remarque

Faites attention, le champ "Abonnements" est un champ multivaleur.

Étape 3 : Chargement du fichier

Vous devrez télécharger un fichier d'import contenant les données que vous souhaitez importer dans votre table.

Le fichier peut être un fichier .csv ou Excel de maximum 100 Mo. Il peut être chargé depuis votre ordinateur ou depuis un emplacement cloud configuré dans votre licence, comme la transferbox ou un FTP. Différents séparateurs et formats sont disponibles, mais doivent être précisés.

info

Pour la suppression de profils, le fichier peut être un fichier .csv, Excel ou Texte.

Vous devrez choisir :

• le type de compression (ZIP, GZIP ou aucune): il sera détecté automatiquement
• le format (CSV séparé par des points-virgules, CSV séparé par des virgules, CSV séparé par des tabulations, Excel ou fichier texte): CSV séparé par des points-virgules par défaut
• l’encodage (UTF-8, UTF-16 Little Endian, ISO-8859-1, CP1252): UTF-8 par défaut
• le fichier avec en-tête : ce bouton (coché par défaut) indique si la première ligne du fichier correspond aux en-têtes des colonnes. Un fichier avec des en-têtes facilite le mapping des données. S'il n'en contient pas, l'étape suivante tiendra compte de l'ordre des colonnes.

astuce

La compression du fichier n'est pas obligatoire mais permet de contenir plus de données. Veuillez essayer de compresser votre fichier si votre CSV dépasse la limite de 100 Mo.

info

Notez qu'il existe plusieurs formes d’encodage de fichiers .csv.

L'UTF-8 est le seul format qui permette tous les types de caractères (&éù…). Mais attention, Excel sous Apple ne reconnaît pas l’UTF-8.

Pour éviter toute erreur d’encodage avec des fichiers .csv, nous recommandons fortement de ne pas ouvrir les fichiers .csv en cliquant dessus (càd ouverture automatique d'Excel), mais de les importer via la tâche d’import d’Excel (càd d'abord ouvrir Excel et ensuite aller rechercher le fichier via la tâche d'import Excel : "Données"/"Fichier texte").

Spécifications du fichier

Votre fichier devra répondre à des contraintes spécifiques pour être accepté.

• Le fichier doit faire maximum 100 Mo (en cas de fichier zippé, seule la taille du ZIP compte).
• L’ordre des colonnes n’a pas d’importance.
• Les colonnes obligatoires doivent impérativement être présentes. Les colonnes non-obligatoires peuvent être omises.
• Une même colonne ne peut pas se retrouver deux fois dans le fichier.

Astuce

Cliquez sur le bouton "Télécharger un exemple" pour télécharger un fichier illustratif reprenant la structure de votre table et le typage des valeurs de chacune des colonnes.

Vous aurez ainsi un exemple concret du format que doit prendre ce fichier.

Étape 4 : Mapping d'attributs

L’objectif de cette étape est de mapper les colonnes de votre fichier Excel avec les attributs de votre table de profils.

astuce

Si votre fichier contient des en-têtes, l'intelligence artificielle d'Actito fera automatiquement le mapping entre la colonne et le champ correspond.

Le logo AIO indique les champs mappés automatiquement. Ceux-ci restent modifiables manuellement.

Remarque

Vous pouvez ignorer certaines colonnes, comme la ligne 3 et 5 de cet exemple.

• Si l'en-tête d'une colonne ne correspond pas à un attribut de la table, vous devrez effectuer le mapping manuellement en sélectionnant le champ correspondant dans le menu déroulant.
  Un échantillon de valeurs est affiché sous l'intitulé de la colonne.
• Si votre fichier ne contient pas d'en-tête, il faudra effectuer le mapping sur base de l'ordre des colonnes et l'échantillon de valeurs servant d'exemple.
• Si une colonne de votre fichier ne doit pas être importée, gardez l'option "Ignorer la colonne".
  L'encart en haut à droite indique tous les champs obligatoires (et uniques) qui n'ont pas encore été mappés.
  

Tous les attributs obligatoires doivent être mappés pour permettre la création de nouvelles lignes, tandis que les clés permettent d'identifier les lignes existantes en modes "Modification/création" et "Modification uniquement".

Étape 5 : Préparation des données

Actito vous permettra de préparer et d’ajuster vos données afin de vous assurer qu’elles correspondent à la structure de votre table de profils. Vous avez la possibilité de :

• Transformer : nettoyer, reformater ou standardiser vos données
• Explorer les options avancées : affiner la manière dont vos données sont traitées
• Simuler : prévisualiser les résultats de l’import et détecter d’éventuels problèmes avant de finaliser votre import

Transformer

Vous avez la possibilité de nettoyer, reformater ou standardiser vos données afin de vous assurer qu’elles correspondent à la structure de votre table de profils. Ici, vous pouvez également simuler votre import pour vous assurer qu’il sera accepté.

Cet écran vous permet de :

• Visualiser les colonnes du fichier et le mapping avec les attributs d’Actito réalisé à l’étape précédente.
• Consulter quelques valeurs présentes dans le fichier pour chaque champ
• Définir des règles de transformations à éventuellement appliquer sur vos champs.
• Prévisualiser le résultat de ces transformations, appliquées aux valeurs du fichier déjà affichées.
• Ignorer les valeurs invalides :
  • Si la case est décochée alors en cas de valeur invalide pour ce champ la ligne du fichier sera complètement rejetée, même si les autres champs contiennent des valeurs valides.
  • Si la case est cochée, une valeur invalide sera simplement ignorée et laissée vide dans Actito tandis que le reste de la ligne sera importé. À noter qu’ici dans le cas d’un champ obligatoire, le reste de la ligne sera quand même rejeté.

Une fois que vous avez simulé votre import, vous verrez les résultats :

• Lignes orange : Ce sont des erreurs non bloquantes, que vous pouvez choisir de corriger ou non.
• Lignes rouges : Les corrections sont obligatoires (il s’agit d’erreurs dans les données qui bloqueront leur import).

Pour corriger ces erreurs "orange" et "rouges", sélectionnez la transformation que vous souhaitez appliquer à ces données :

• Mapping de valeurs : Vous devrez établir une correspondance entre la valeur de votre fichier et la valeur attendue par Actito pour l’attribut concerné. Cette correspondance peut être comparée à une version simplifiée de la fonction "Rechercher et remplacer" dans Excel. Une fois les attributs mappés, cliquez sur "Enregistrer".
• Formatage des données
  • Date : possibilité de changer le format de la date et de l'heure
  • Numéro de téléphone : choisissez un indicatif de pays par défaut pour les numéros de téléphone qui n’en ont pas, ou sélectionnez une colonne de votre fichier qui fournit les valeurs de l’indicatif de pays
  • Code de langue ISO : si votre fichier utilise le format ISO 639-1 pour les codes langue (ex. "fr"), aucune transformation n’est nécessaire. Sinon, utilisez cette règle pour indiquer le format utilisé dans votre fichier afin qu’il soit converti automatiquement.
  • Code pays ISO : si votre fichier utilise le format ISO 3166-1 alpha-2 pour les codes pays (ex. "FR"), aucune transformation n’est nécessaire. Sinon, utilisez cette règle pour indiquer le format utilisé dans votre fichier afin qu’il soit converti automatiquement.
• Nettoyage de texte
  • Échapper les caractères spéciaux : convertir les caractères spéciaux (ex. & < >) en leurs séquences d’échappement
  • Annuler l'échappement des caractères spéciaux : reconvertir les séquences d’échappement en caractères spéciaux
  • Supprimer les accents (diacritiques) : retirer les accents et autres marques diacritiques (ex. « résumé » > « resume »)
  • Supprimer des caractères
  • Remplacer du texte
• Formatage de texte
  • Convertir en minuscules : toutes les lettres deviennent minuscules (ex. « HELLO WORLD » > « hello world »)
  • Convertir en majuscules aux initiales : première lettre de chaque mot en majuscule (ex. « john doe » > « John Doe »)
  • Convertir en majuscules : toutes les lettres deviennent majuscules (ex. « welcome » > « WELCOME »)
  • Mettre en majuscule la première lettre : seule la première lettre du texte est capitalisée (ex. « hello world » > « Hello world »)
• Rognage de texte
  • Supprimer les espaces en début et en fin de chaîne
  • Conserver les N premiers caractères
  • Conserver les N derniers caractères
  • Supprimer les N premiers caractères
  • Supprimer les N derniers caractères

N’oubliez pas d’appliquer les transformations une fois que vous les avez ajoutées.

Vous pouvez ensuite télécharger le fichier adapté pour enregistrer une version corrigée de vos données.

Options avancées

Vous êtes ici en mesure de définir deux comportement principaux :

• La gestion des valeurs vides : la case à cocher ici permet de définir comment sont traitées les éventuelles valeurs vides dans le fichier
  • Si elle est cochée, une valeur vide dans le fichier sera importée et pourra éventuellement écraser une valeur non vide précédemment présente dans Actito.
  • Si elle est décochée, une valeur vide dans le fichier sera ignorée pour éviter d’écraser la valeur déjà existante dans Actito.
• Le traitement des valeurs actuellement en base : permet de définir le comportement de l’import si des valeurs sont déjà en base.
  • Remplacer les valeurs par celle du fichier écrasera les valeurs déjà existantes en base.
  • Conserver les valeurs existantes ne permettra que l’ajout de valeur s à la place de valeur actuellement vide, mais pas la mise à jour d’une valeur existante.

Vous pouvez choisir champ par champ le comportement souhaité ou appliquer la même règle pour tous les champs via la première ligne.

Simuler

Cette option permet de faire une simulation du chargement du fichier (sans réellement importer les données dans la table concernée donc) et d’identifier en amont les éventuels problèmes.

L’ensemble des lignes du fichier sont affichées, avec leur statut. Si pas d’alerte sur le champ alors il n’y pas d’erreur identifiée, et il est d’ailleurs possible de filtrer via le bouton "Afficher uniquement les avertissements" pour n’afficher que les champs problématiques.

Vous avez accès à l’ensemble des possibilités de l’option “Transformer” précédemment décrite, avec l’utilisation de règles de transformations et le choix d’ignorer les valeurs invalides si besoin.

Vous pouvez à tout moment relancer une simulation qui prendra en compte les éventuelles règles de transformation adaptées, et/ou télécharger le fichier corrigé.

Si une simulation est relancée alors l’écran se mettra à jour avec le résultat de cette nouvelle simulation, avec la possibilité de définir un nouveau round de transformations. Il est ainsi possible d’appliquer plusieurs règles de transformations à la suite sur le même champ si c’est nécessaire pour que celui-ci soit au bon format dans Actito.

Les options avancées sont également disponibles, avec les mêmes possibilités que précédemment expliqué.

Étape 6 : Résumé

À cette étape, vous avez le récapitulatif de votre import, incluant l’étape de préparation des données ainsi que les transformations que vous avez éventuellement effectuées.

Vous pouvez lancer l’import à cette étape. Après un court temps d’attente, qui dépend de la taille de votre import, les résultats détaillés vous seront communiqués.

À ce stade, vous pouvez également enregistrer la configuration d’import. Cela peut être très utile si vous répétez ce type d’import plusieurs fois. Le nom donné à cette configuration sera celui affiché lors du choix de l’import à effectuer. Tous les paramètres que vous aurez choisis lors de la configuration de l’import seront enregistrés.

Enregistrer une configuration d'import

Si vous voulez réutiliser vos paramètres d'import pour vos imports manuels futurs, vous pouvez aussi enregistrer une configuration d'import avant de le lancer.

Une configuration d'import garde en mémoire tous les détails importants :

• le nom de l'import (un suffixe incrémental sera ajouté quand vous créez de nouveaux imports basés sur la configuration)
• la table visée et l'entité
• le type de fichier et sa compression
• le mapping des attributs
• les paramètres de chargement.

Pour en créer une, cliquez sur "Enregistrer comme configuration".

Vous devez ensuite donner un nom à la configuration, pour vous permettre de la retrouver quand vous sélectionnez un type de table à l'étape 0.

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Pour supprimer une configuration enregistrée, choisissez "Créer un import" pour accéder à l'écran de sélection des configurations et basculez en "Mode édition" dans le coin supérieur droit.

Télécharger le fichier de sortie

Dans la gestion des imports, vous pouvez voir le résultat de votre import dans l’onglet "Terminé" en cliquant sur "Voir les détails d’exécution".

Vous pouvez télécharger le fichier de sortie si vous le souhaitez.