Importer des données de table

Une fois votre table personnalisée créée, vous avez la possibilité d'importer des données pour populer celle-ci.

Pour ce faire, rendez vous dans l'application "Imports" (Apps > Données > Imports) et cliquez sur "Créer un import".

A savoir

L'import de données est également possible via les API dédiés aux tables personnalisées.

Choisissez le type de table personnalisée dans laquelle vous voulez importer des données.

Ensuite, choisissez si vous voulez démarrer votre import d'une page vierge ou si vous voulez utiliser une configuration sauvegardée avec des paramètres prédéfinis.

astuce

Cliquez sur la petite icône d'info pour voir les détails de la configuration (type de fichier, mapping, paramètres de chargement...).

Vous serez ensuite redirigé vers le wizard d'import.

astuce

Il est également possible de lancer un import depuis l'app "Tables de données" en sélectionnant une table et en cliquant sur "Plus" puis "Import de données".

Créer un import

Étape 1 : Données générales

Tout d’abord, donnez un nom à l’import. Il vous aidera à retrouver l'exécution de l'import dans les onglets "En cours" et "Terminés". Ce nom doit donc être unique.

Sélectionnez ensuite l'entité de la table personnalisée dans laquelle vous importerez les données. Ce sera également l'entité de l'import.

Enfin, sélectionnez la table dans laquelle vous souhaitez importer des données. Seules les tables stockées sur l'entité précédemment sélectionnée sont affichées dans la liste déroulante.

Étape 2 : Paramètres de chargement

Vous devrez ensuite spécifier les paramètres de l'import, ce qui équivaut à définir le traitement des correspondances des enregistrements déjà existants.

• Modification/Création : Toutes les lignes du fichier sont prises en compte. Si une ligne correspondante de la table est trouvée, elle est mise à jour. Si aucune correspondance n'est trouvée, une nouvelle ligne est créée dans la table.
• Création uniquement : Seules les lignes du fichier qui entraînent la création d'une nouvelle ligne de la table sont prises en compte. Vous obtenez ainsi uniquement l'ajout de nouveaux enregistrement dans la table de profils.
• Modification uniquement : Seules les lignes du fichier qui entraînent la mise à jour d'une ligne existante de la table sont prises en compte. Ce mode peut être utilisé pour les tables pour lesquelles une mise à jour des données est pertinente.
• Suppression uniquement : Seules les lignes du fichier qui entraînent la suppression d’une ligne existante de la table seront prises en compte

Étape 3 : Chargement de fichier

Vous devrez télécharger un fichier d'import contenant les données que vous souhaitez importer dans votre table.

Le fichier peut être un fichier .csv, .txt ou Excel de maximum 100 Mo. Il peut être chargé depuis votre ordinateur ou depuis un emplacement cloud configuré dans votre licence, comme la transferbox ou un FTP. Différents séparateurs et formats sont disponibles, mais doivent être précisés.

Vous devrez choisir :

• le type de compression (ZIP, GZIP ou aucune): il sera détecté automatiquement
• le format (CSV ou TXT séparé par des points-virgules, CSV ou TXT séparé par des virgules, CSV ou TXT séparé par des tabulations, Excel ou, uniquement pour les suppressions, CSV ou TXT une colonne sans séparateur): CSV ou TXT séparé par des points-virgules par défaut
• l’encodage (UTF-8, UTF-16 Little Endian, ISO-8859-1, CP1252): UTF-8 par défaut
• le fichier avec en-tête : ce bouton (coché par défaut) indique si la première ligne du fichier correspond aux en-têtes des colonnes. Un fichier avec des en-têtes facilite le mapping des données. S'il n'en contient pas, l'étape suivante tiendra compte de l'ordre des colonnes.

astuce

La compression du fichier n'est pas obligatoire mais permet de contenir plus de données. Veuillez essayer de compresser votre fichier si votre CSV dépasse la limite de 100 Mo.

info

Notez qu'il existe plusieurs formes d’encodage de fichiers .csv.

L'UTF-8 est le seul format qui permette tous les types de caractères (&éù…). Mais attention, Excel sous Apple ne reconnaît pas l’UTF-8.

Pour éviter toute erreur d’encodage avec des fichiers .csv, nous recommandons fortement de ne pas ouvrir les fichiers .csv en cliquant dessus (ouverture automatique d'Excel), mais de les importer via la tâche d’import d’Excel (c'est-à-dire d'abord ouvrir Excel et ensuite aller rechercher le fichier via la tâche d'import Excel : "Données"/"Fichier texte").

Spécifications du fichier

Votre fichier devra répondre à des contraintes spécifiques pour être accepté.

• Le fichier doit faire maximum 100 Mo (en cas de fichier zippé, seule la taille du ZIP compte).
• L’ordre des colonnes n’a pas d’importance.
• Les colonnes obligatoires doivent impérativement être présentes. Les colonnes non-obligatoires peuvent être omises.
• Une même colonne ne peut pas se retrouver deux fois dans le fichier.

Astuce

Cliquez sur le bouton "Télécharger un exemple" pour télécharger un fichier illustratif reprenant la structure de votre table et le typage des valeurs de chacune des colonnes.

Vous aurez ainsi un exemple concret du format que doit prendre ce fichier.

A savoir

Les colonnes correspondant aux attributs techniques "creationMoment", "updateMoment" et "id" seront ignorées au moment de l'import.

Cela signifie que, si vous voulez effectuer une migration de données d'une table à une autre, vous pouvez exporter les données de la table et les importer à nouveau sans devoir modifier le fichier.

Étape 4 : Mapping d'attributs

Cette étape vous permet d'établir la correspondance entre les colonnes de votre fichier (à gauche) et les attributs de la table (à droite).

astuce

Si votre fichier contient des en-têtes, l'intelligence artificielle d'Actito fera automatiquement le mapping entre la colonne et le champ correspond.

Le logo AIO indique les champs mappés automatiquement. Ceux-ci restent modifiables manuellement.

• Si l'en-tête d'une colonne ne correspond pas à un attribut de la table, vous devrez effectuer le mapping manuellement en sélectionnant le champ correspondant dans le menu déroulant.
  Un échantillon de valeurs est affiché sous l'intitulé de la colonne.
• Si votre fichier ne contient pas d'en-tête, il faudra effectuer le mapping sur base de l'ordre des colonnes et l'échantillon de valeurs servant d'exemple.
• Si une colonne de votre fichier ne doit pas être importée, gardez l'option "Ignorer la colonne".
  L'encart en haut à droite indique tous les champs obligatoires (et uniques) qui n'ont pas encore été mappés.
  

Tous les attributs obligatoires doivent être mappés pour permettre la création de nouvelles lignes, tandis que les clés permettent d'identifier les lignes existantes en modes "Modification/création" et "Modification uniquement".

Étape 5 : Préparation de données

Lors de cette étape vous avez plusieurs options :

• Simuler : vous permet de simuler l’import du fichier et d’identifier d’éventuelles erreurs.
• Transformer : vous permet d’appliquer des règles de transformations aux valeurs présentes dans le fichier afin de les nettoyer ou de les reformater pour qu’elles correspondent aux valeurs attendues dans Actito.
• Explorer les options avancées : vous permet de définir la méthode de chargement de chaque champ.

Simuler

Cette option permet de faire une simulation du chargement du fichier (sans réellement importer les données dans la table concernée donc) et d’identifier en amont les éventuels problèmes.

L’ensemble des lignes du fichier sont affichées, avec leur statut. Si pas d’alerte sur le champ alors il n’y pas d’erreur identifiée, et il est d’ailleurs possible de filtrer via le bouton "Afficher uniquement les avertissements" pour n’afficher que les champs problématiques.

Une fois que vous avez simulé votre import, vous verrez les résultats :

• Lignes orange : Ce sont des erreurs non bloquantes, que vous pouvez choisir de corriger ou non.
• Lignes rouges : Les corrections sont obligatoires (il s’agit d’erreurs dans les données qui bloqueront leur import).

Vous avez accès à l’ensemble des possibilités de l’option transformer, avec l’utilisation de règles de transformations et le choix d’ignorer les valeurs invalides si besoin.

Vous pouvez à tout moment relancer une simulation qui prendra en compte les éventuelles règles de transformation adaptées, et/ou télécharger le fichier corrigé.

Lorsque vous appliquer les transformations et lancer une simulation est relancée alors l’écran se mettra à jour avec le résultat de cette nouvelle simulation, avec la possibilité de définir un nouveau round de transformations. Il est ainsi possible d’appliquer plusieurs règles de transformations à la suite sur le même champ si c’est nécessaire pour que celui-ci soit au bon format dans Actito.

Les options avancées sont également disponibles.

Transformer

Cet écran vous permet de :

• Visualiser les colonnes du fichier et le mapping avec les attributs d’Actito réalisé à l’étape précédente.
• Consulter quelques valeurs présentes dans le fichier pour chaque champ
• Définir des règles de transformations à éventuellement appliquer sur vos champs.
• Prévisualiser le résultat de ces transformations, appliquées aux valeurs du fichier déjà affichées.
• Ignorer les valeurs invalides :
  • Si la case est décochée alors en cas de valeur invalide pour ce champ la ligne du fichier sera complètement rejetée, même si les autres champs contiennent des valeurs valides.
  • Si la case est cochée, une valeur invalide sera simplement ignorée et laissée vide dans Actito tandis que le reste de la ligne sera importé. À noter qu’ici dans le cas d’un champ obligatoire, le reste de la ligne sera quand même rejeté.

Les règles de transformations à disposition dépendent du format du champ :

• Mapping de valeurs : Vous devrez établir une correspondance entre la valeur de votre fichier et la valeur attendue par Actito pour l’attribut concerné. Cette correspondance peut être comparée à une version simplifiée de la fonction "Rechercher et remplacer" dans Excel. Une fois les attributs mappés, cliquez sur "Enregistrer".
• Formatage des données
  • Date : possibilité de changer le format de la date et de l'heure
  • Numéro de téléphone : choisissez un indicatif de pays par défaut pour les numéros de téléphone qui n’en ont pas, ou sélectionnez une colonne de votre fichier qui fournit les valeurs de l’indicatif de pays
  • Spécifier code de langue ISO : si votre fichier utilise le format ISO 639-1 pour les codes langue (ex. "fr"), aucune transformation n’est nécessaire. Sinon, utilisez cette règle pour indiquer le format utilisé dans votre fichier afin qu’il soit converti automatiquement.
  • Spécifier code pays ISO : si votre fichier utilise le format ISO 3166-1 alpha-2 pour les codes pays (ex. "FR"), aucune transformation n’est nécessaire. Sinon, utilisez cette règle pour indiquer le format utilisé dans votre fichier afin qu’il soit converti automatiquement.
• Nettoyage de texte
  • Échapper les caractères spéciaux : convertir les caractères spéciaux (ex. & < >) en leurs séquences d’échappement
  • Annuler l'échappement des caractères spéciaux : reconvertir les séquences d’échappement en caractères spéciaux
  • Supprimer les accents (diacritiques) : retirer les accents et autres marques diacritiques (ex. « résumé » > « resume »)
  • Supprimer des caractères
  • Remplacer du texte
• Formatage de texte
  • Convertir en minuscules : toutes les lettres deviennent minuscules (ex. « HELLO WORLD » > « hello world »)
  • Convertir en majuscules aux initiales : première lettre de chaque mot en majuscule (ex. « john doe » > « John Doe »)
  • Convertir en majuscules : toutes les lettres deviennent majuscules (ex. « welcome » > « WELCOME »)
  • Mettre en majuscule la première lettre : seule la première lettre du texte est capitalisée (ex. « hello world » > « Hello world »)
• Rognage de texte
  • Supprimer les espaces en début et en fin de chaîne
  • Conserver les N premiers caractères
  • Conserver les N derniers caractères
  • Supprimer les N premiers caractères
  • Supprimer les N derniers caractères

Explorer les options avancées

Ici, vous pouvez définir deux comportements principaux :

• Gestion des valeurs vides : la case à cocher permet de définir comment les valeurs potentiellement vides du fichier sont traitées.
  • Si elle n’est pas cochée (par défaut), une valeur vide dans le fichier sera ignorée afin d’éviter d’écraser une valeur déjà existante dans Actito.
  • Si elle est cochée, une valeur vide dans le fichier sera importée et pourra écraser une valeur non vide précédemment présente dans Actito.
• Traitement des valeurs déjà présentes dans la base de données : définit le comportement de l’importation lorsque des valeurs existent déjà dans la base de données.
  • Pour les attributs simples :
    • Remplacer les valeurs existantes par celles du fichier écrasera les valeurs existantes dans la base de données (par défaut).
    • Conserver les valeurs existantes permettra uniquement d’ajouter des valeurs à la place de valeurs actuellement vides, sans mettre à jour une valeur existante.
  • Pour les attributs multivalués :
    • Ajouter les valeurs aux valeurs existantes (par défaut).
    • Remplacer les valeurs existantes par celles du fichier.

Vous pouvez choisir champ par champ le comportement souhaité ou appliquer la même règle pour tous les champs via la première ligne.

Étape 6 : Résumé

Cette dernière étape vous donne un résumé des étapes précédentes. Vous pouvez ainsi vérifier où les données seront chargées, dans quel mode d’import, les paramètres du fichiers ainsi que le mapping des champs avec les attributs d’Actito.

Vous pouvez voir les règles de transformation et les options avancées de chargement utilisées.

Enregistrer une configuration d'import

Si vous voulez réutiliser vos paramètres d'import pour vos imports manuels futurs, vous pouvez aussi enregistrer une configuration d'import avant de le lancer.

Une configuration d'import garde en mémoire tous les détails importants :

• le nom de l'import (un suffixe incrémental sera ajouté quand vous créez de nouveaux imports basés sur la config)
• la table visée et l'entité
• le type de fichier et sa compression
• le mapping des attributs
• les paramètres de chargement.

Pour en créer une, cliquez sur "Enregistrer comme configuration".

Vous devez ensuite donner un nom à la configuration, pour vous permettre de la retrouver quand vous sélectionnez un type de table à l'étape 0.

info

Pour supprimer une config enregistrée, choisissez "Créer un import" pour accéder à l'écran de sélection des configurations et basculez en "Mode édition" dans le coin supérieur droit.

Vérifier des résultats de votre import

Après avoir lancé votre import, celui-ci apparaîtra dans l'onglet 'En cours' jusqu'à ce qu'il soit terminé. Cela peut prendre entre quelques secondes et quelques minutes, selon le volume de données importées.

Pour vérifier les résultats de l'import et analyser les fichiers d'erreur possibles, veuillez consulter la sections Exécution terminées dans la section "Import de données".

Depuis cette notification vous pouvez accéder au rapport et voir les détails d'exécution de votre import.

Vous pouvez également voir les résultats de l'import et analyser les fichiers d'erreur possibles, depuis la sections Exécution terminées dans la section "Import de données".