Enriqueciendo una base de datos a través de un formulario

Enriquecer una base de datos te permite configurar formularios que actualizan directamente la información personal de los perfiles en tu base de datos (por ejemplo, su dirección, hobbies, un nuevo número de teléfono, ...)

Prerrequisitos

Enriquecer bases de datos solo es posible si has seleccionado una base de datos de perfiles durante la definición de los parámetros principales de tu formulario (ver la sección "Configuración de Participantes" en el capítulo "Creando un Formulario"). Los formularios no vinculados a una base de datos (es decir, con "participantes anónimos") no pueden actualizar bases de datos.

Consejo

Si tu formulario está en modo "participación única, pero editable por el participante" y defines reglas de enriquecimiento de la base de datos, solo la primera participación actualizará el perfil.

Para formularios de "participación múltiple", cada participación enriquecerá la base de datos.

En el sexto paso de la preparación de tu formulario, tienes la opción de elegir cómo actualizarás tu base de datos.

Funciones para enriquecer una base de datos

A la izquierda, la sección "Atributos de la BD" te presentará todos los atributos existentes de la base de datos seleccionada.

El centro de la pantalla estará dedicado a las reglas de enriquecimiento.

Haz clic en el botón "+" para agregar un bloque de función de enriquecimiento. Selecciona el atributo a actualizar de la lista de la izquierda y muévelo manteniendo presionado el clic.

Se te pedirá que asocies el atributo con la pregunta que proporcionará el nuevo valor.

Selección de la pregunta

Si el atributo tiene un tipo de formato específico (fecha, entero, dirección de correo electrónico), se abrirá una ventana emergente con un menú desplegable. Este menú mostrará solo las preguntas con respuestas configuradas en el mismo formato que el del atributo.

Si solo hay una pregunta configurada en el mismo formato (por ejemplo, para formatos muy específicos como país o idioma), Actito asociará directamente la regla con esa pregunta.

Definición del valor de un atributo

Si Actito no puede identificar directamente una pregunta que coincida con el atributo, o si haces clic en el enlace "para más opciones" en el paso anterior, se te dirigirá a la pantalla para "definir el valor de un atributo en la base de datos del perfil".

Atributo para definir la regla

La primera sección de esta interfaz te proporcionará detalles sobre la naturaleza del atributo seleccionado, como su tipo y si es un atributo de múltiples valores.

Valor del atributo

La sección "Valor del atributo" te permite definir el valor que actualizará el atributo.

• Respuesta a la pregunta: Puedes asociar una pregunta del formulario con el atributo. Tomará el valor de la respuesta a la pregunta. Este es siempre el principio de implementación predeterminado.
• Valor fijo: Es posible agregar un valor fijo. Esto permite enriquecimientos más complejos combinando valores fijos con condiciones de ejecución, que se explicarán en la siguiente sección.
• Otra expresión: Esto te permite codificar el valor tú mismo.

Sin valor y Valores existentes

Esta última sección variará dependiendo de si el atributo enriquecido es un atributo de valor único o de valor múltiple.

• Si es un atributo de valor único, la sección mostrada se llamará "Sin valor".
• Si es un atributo de valor múltiple, la sección se llamará "Valores existentes".

Sin valor

Esta sección te permite definir qué hacer si la pregunta definida no recibe ninguna respuesta.

Puedes:

• Mantener el valor actual: Si la pregunta está destinada solo para actualizaciones (por ejemplo, la dirección de correo electrónico actual no debe ser eliminada si la pregunta "nueva dirección de correo electrónico" se deja intencionalmente vacía).
• Borrar el valor actual: Si la naturaleza de la pregunta es tal que dejarla vacía significa que el valor del atributo ya no es relevante. Por ejemplo, si el formulario se utiliza para indicar un cambio de dirección, es posible que la nueva dirección no tenga un apartado postal y que este campo se deje intencionalmente vacío. En este caso, el valor del atributo "apartado postal" debe ser eliminado en lugar de mantener el valor anterior.

Valores existentes

Esta sección te permitirá determinar el efecto de la regla de enriquecimiento si ya existen valores para este atributo en el perfil.

Puedes:

• Agregar las respuestas a los valores del atributo: Esta opción permite agregar las respuestas sin afectar los valores existentes del atributo.
• Sobrescribir los valores del atributo con las respuestas: Esta opción permite reemplazar los valores existentes con las nuevas respuestas. Si un valor existente no fue seleccionado en esta participación, será eliminado.
• Solo sobrescribir valores que coincidan con las respuestas: Al definir la pregunta, es posible que no se incluyan todos los valores posibles del atributo (por ejemplo, quieres dar a tus perfiles la opción de suscribirse a "Boletín1" o "Boletín2", pero sin mencionar las otras suscripciones existentes en tu base de datos). Esta opción te permitirá reemplazar los valores existentes con nuevas respuestas, pero solo para los valores predefinidos en las posibles respuestas. De esta manera, no correrás el riesgo de borrar valores que hayas excluido intencionalmente de la pregunta.

Las suscripciones se consideran atributos de múltiples valores. En su caso, es importante elegir una regla adecuada para evitar volver a registrar perfiles que se hayan dado de baja, o viceversa. Por lo tanto, siempre debes elegir una de las dos opciones para sobrescribir los valores, dependiendo de si todas las suscripciones se ven afectadas o no.

"¿Nunca sobrescribir valores existentes?": Marca esta casilla si solo deseas permitir que el encuestado actualice información incompleta en su perfil, pero no modificar datos existentes sobre ellos que ya estén en Actito.

Editar el valor de un atributo

Una vez que hayas terminado de "definir el valor de un atributo" o si no pasaste por este paso porque pudiste hacer directamente la "elección de la pregunta", aún tienes la posibilidad de editar el valor del atributo y los parámetros explicados anteriormente.

Para hacer esto, haz clic en el ícono de lápiz junto al nombre del atributo.

Definir una función de enriquecimiento

Si no especificas una regla específica, el enriquecimiento se ejecutará una vez que se complete la participación en el formulario.

Sin embargo, tienes la posibilidad de agregar restricciones al definir condiciones de ejecución más precisas.

Para hacer esto, haz clic en el ícono de lápiz en el encabezado del bloque de la función.

Condición de ejecución

Tienes hasta 5 opciones posibles (dependiendo de tu formulario) para activar la actualización de la base de datos:

• El formulario ha finalizado: Esta es la opción predeterminada. En este caso, el perfil debe llegar al final de todas las páginas para activar la actualización.
• Las respuestas de una página específica se han guardado: Si tu formulario tiene varias páginas, puedes elegir actualizar un atributo incluso si el contacto solo completa una parte del formulario.
• Se cumplen todas las siguientes condiciones: Esto te permite dirigir una pregunta, ejecutando la actualización solo si la respuesta es conocida o si se proporciona una respuesta específica. Puedes establecer múltiples condiciones. La actualización se realizará si se cumplen todas las condiciones.
• Se cumple alguna de las siguientes condiciones: Esto te permite dirigir una pregunta, ejecutando la actualización solo si la respuesta es conocida o si se proporciona una respuesta específica. Puedes establecer múltiples condiciones. La actualización se realizará tan pronto como se cumpla alguna de las condiciones.
• Se evalúa la siguiente expresión: Esta opción te permite codificar tu condición.

Advertencia

Los servicios web relacionados con formularios no tienen en cuenta la noción de página. Si envías tus datos a través de un servicio web, no debes utilizar la condición de ejecución "se han guardado las respuestas de la siguiente página". En su lugar, es mejor utilizar "se ha completado el formulario".

Modo de Actualización de la Base de Datos

Esta sección te permite verificar y modificar el modo de enriquecimiento de la base de datos en algunos casos.

• Actualización Única: Esto te permite actualizar el perfil del participante. Esta opción evita la creación de nuevos perfiles a través de tu formulario.
• Creación Única: Esto te permite crear un nuevo perfil en la base de datos de participantes. Por ejemplo, para un formulario de registro. En este modo, necesitas tener una regla para cada atributo obligatorio.
• Modo Mixto: Utiliza esta opción para actualizar los perfiles de los participantes existentes y crear un perfil para los participantes desconocidos. En este modo, se recomienda incluir una regla relacionada con un atributo único (clave) para asegurar la identificación de los perfiles existentes. De lo contrario, Actito solo crearía nuevos perfiles.

Si no se permiten múltiples envíos en tu formulario, solo se puede utilizar el modo de "actualización única".

Consejo

Puedes agrupar diferentes atributos que sirven para la misma función de enriquecimiento (condición y modo) en el mismo bloque.

Modificando el enriquecimiento de la base de datos

Después de publicar el formulario, aún es posible modificar las reglas de enriquecimiento.

Para hacerlo, consulta la sección "Modificando el enriquecimiento del perfil" en la página "Gestionar un formulario activo".

Advertencia

Modificar una regla de enriquecimiento no revertirá la actualización de un atributo de perfil que ya haya sido registrado.