Programar una newsletter

La aplicación 'Newsletters' le permite automatizar el envío de correos electrónicos masivos según una frecuencia determinada.

Las Newsletters le permiten utilizar contenido externo para configurar envíos masivos sin tener que definir cada correo electrónico en la interfaz de Actito. El uso de las newsletters se realiza a través de una aplicación aparte, especialmente dedicada a esta funcionalidad. Esta es la aplicación "Gestionar Newsletters", disponible en: Catálogo > Campañas de correo electrónico > Gestionar Newsletters.

A saber

La aplicación 'Newsletters' es un complemento disponible en adición a la oferta estándar. Si está interesado en esta funcionalidad, le recomendamos que se comunique con su gestor de cuenta.

Crear una Newsletter

Para crear una nueva newsletter, haga clic en el botón "+ Crear".

Es obligatorio utilizar una configuración de envío (plantilla de campaña) para el uso de las newsletters.

De hecho, no es posible programar completamente un nuevo correo electrónico a través de este método. La base de datos objetivo y el destinatario del envío no son configurables directamente y deben haberse registrado previamente. Para guardar una plantilla de campaña, consulte la documentación sobre el tema.

Consejo

Cuando guarde la plantilla de campaña, es imprescindible definir una nomenclatura en forma de un prefijo común y un sufijo automático correspondiente a un formato de fecha. Este esquema se utilizará para generar el nombre de la Newsletter. Esto implica que la misma plantilla de campaña no se puede utilizar para programar 2 Newsletters diferentes, de lo contrario habrá un conflicto de nombres.

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Solo estarán disponibles las plantillas monolingües. Las plantillas de campañas multilingües no son compatibles con las newsletters.

Paso 1: Datos generales

El primer paso para configurar su newsletter es definir sus parámetros generales.

Puede configurar envíos masivos automatizados mediante dos tipos diferentes de Newsletters. La configuración del paso 1 varía según el tipo elegido.

Newsletters dinámicas

Las Newsletters dinámicas permiten recuperar el contenido HTML de su correo electrónico desde una página prevista para ello. Cada vez que se activa la Newsletter según la frecuencia elegida, el último contenido disponible será importado desde esta página. ¡Esta es la opción ideal para los medios de comunicación o cualquier Newsletter basada en noticias!

Esto significa que el correo electrónico se puede configurar sin pasar por la interfaz ni siquiera por los servicios web de Actito, lo que le permite confiar la realización de su newsletter a un socio externo sin problemas de integración.

• Nombrar la campaña: Este es el nombre que aparecerá en la aplicación de Newsletters.

• Indicar la URL del HTML: El contenido de su correo electrónico debe estar disponible en una página designada para ello. Proporcione la URL de esta página. Esta debe actualizarse antes de la generación de cada Newsletter.

• Definir el asunto: Tiene dos opciones para definir el asunto de su correo electrónico, tal como aparecerá en la bandeja de entrada de sus destinatarios.

  • Indicar una etiqueta <title> en el HTML. El asunto se definirá directamente cada vez que se modifique la fuente del correo electrónico.
  • Utilizar el asunto definido en la plantilla. Asegúrese en este caso de que la plantilla tenga un asunto definido. De lo contrario, la newsletter dará error.

Consejo

Es posible configurar personalizaciones e incluso condiciones en sus newsletters dinámicas. Para ello, debe insertar la personalización/condición en el contenido de su 'plantilla de campaña', configurarla normalmente en el editor de variables y asegurarse de guardar las variables al guardar la plantilla.

Luego, deberá utilizar los mismos nombres de variables que los configurados en la plantilla en la página HTML externa, siguiendo las normas de Actito (${perso}, data-Actito-if=${condition}). El contenido de la plantilla se reemplazará por el HTML externo, pero la definición de personalizaciones/condiciones permanecerá en su lugar.

Newsletters estáticas

La aplicación Newsletter también se puede utilizar para programar correos electrónicos masivos periódicos sin variar el contenido. El cuerpo del correo electrónico no se recuperará de una página externa, sino que será el contenido definido en la plantilla de campaña el que se enviará en cada ocurrencia de la Newsletter. Este contenido sigue siendo en parte dinámico gracias a las personalizaciones y condiciones que se pueden definir en la plantilla.

Esta opción es ideal para enviar un mensaje similar a un gran público con una frecuencia determinada. Por ejemplo: una notificación que informa a todos los clientes cada mes que su estado de cuenta está disponible.

• Nombrar la campaña: Este es el nombre que aparecerá en la aplicación de Newsletters.
• Indicar la URL del HTML: Para una Newsletter estática cuyo contenido está definido por la plantilla, este campo debe permanecer vacío.
• Definir el asunto: Para una Newsletter estática, es imperativo elegir "Utilizar el asunto definido en la plantilla". Asegúrese en este caso de que la plantilla tenga un asunto definido. De lo contrario, la newsletter dará error.

Paso 2: Control y prueba

Después de haber definido los parámetros generales de la newsletter, es necesario definir sus parámetros de prueba y programar el envío de las pruebas de aprobación (BAT) que se utilizarán para validarla.

Para realizar esto, selecciona el grupo de perfiles en el que se basarán tus pruebas para personalizar el correo electrónico de prueba. Tus grupos de prueba existentes estarán disponibles a través del menú desplegable. Sin embargo, este grupo de prueba solo se utilizará para adaptar el contenido del correo electrónico, no como destinatario real.

En el campo "Lista de correos electrónicos de prueba", indica la lista de direcciones de correo electrónico a las que deseas enviar las pruebas. Estos destinatarios recibirán un BAT (bueno para imprimir) para cada perfil del grupo de prueba.

En el campo "Lista de correos electrónicos de error", indica la lista de direcciones de correo electrónico a las que deseas enviar informes de error si un correo electrónico de prueba no se pudo enviar.

Luego, haz clic en "Siguiente". Las pruebas (buenas para imprimir) o los mensajes de error se enviarán automáticamente a las direcciones seleccionadas en cada generación de boletín.

Paso 3: Envío

Después de configurar tu boletín, el último paso es programar su envío.

Dado que no es un envío único sino un envío continuo, debes definir una frecuencia de envío. Esto se debe hacer en forma de una expresión CRON.
Una expresión CRON se compone de 6 campos separados por un espacio, cada uno representando una subdenominación de tiempo estructurada en el siguiente orden:

• Segundo
• Minuto
• Hora
• Día del mes
• Mes (representado por el número del mes o las tres primeras letras de su nombre en inglés)
• Día de la semana (representado por el número del día o las tres primeras letras de su nombre en inglés)

Ejemplos:
0 0 10 * * * = todos los días a las 10 a. m.
0 30 17 * * LUN-VIE = de lunes a viernes a las 5:30 p. m.
0 0 0 25 12 ? = todos los días de Navidad a medianoche

• Un asterisco indica que todas las unidades de una subdenominación de tiempo se consideran. El grado de precisión de la frecuencia se debe, por lo tanto, a los campos donde se indica un valor.
• Dos valores separados por una coma indican que se consideran esas dos unidades. Por ejemplo: 5,8 = las unidades 5 y 8
• Dos valores separados por un guion indican que se consideran todas las unidades entre esas dos unidades. Por ejemplo: 5-8 = las unidades de 5 a 8 (5, 6, 7, 8)

A tener en cuenta

El envío de boletines es posible con un máximo de un envío por día.

La casilla "Modo 'En definición' " te permite configurar que, en cada envío de boletín, el envío se suspenda hasta que el BAT (bueno para imprimir) generado automáticamente haya sido validado. En este caso, tendrás la opción de verificar la definición y el contenido de tu boletín, y luego validar su envío si todo es satisfactorio o, si es necesario, modificarlo/cancelarlo manualmente.

Si eliges no activar el modo 'En definición', tienes la opción de configurar un tiempo de espera (en minutos) entre la generación del BAT y el envío del boletín.

El papel de este tiempo de espera también es permitirte verificar la definición y el contenido de tu boletín. La diferencia con el modo 'En definición' radica en que, si no estás satisfecho con tu verificación, deberás suspender la campaña. En ausencia de acción de tu parte, la campaña se enviará automáticamente después del tiempo de espera.

Activar el boletín

Una vez que hayas completado todos los pasos del boletín, es necesario activarlo.

Haz clic en el botón "Activar" para hacer que tu campaña sea activa de inmediato.

El boletín aparecerá en la pestaña "Activadas" a la izquierda de tu pantalla.

Para activar el boletín, haz clic correctamente en el botón "Activar". Hacer clic en el botón "Validar" solo tendrá el efecto de guardar el boletín. En este caso, permanecerá disponible en la pestaña "Inactivas", donde seguirá siendo editable.
Sin embargo, podrás activarlo a través de la pantalla de gestión de boletines. Para hacerlo, selecciona el boletín que deseas activar y luego haz clic en el botón "Activar" en la parte superior de la pantalla.

Gestionar un boletín activo

Una vez que el boletín esté activado, hay dos acciones posibles:

• Desactivar: Permite desactivar el boletín y, por lo tanto, evitar nuevos envíos automáticos de boletines. Esta acción devolverá el boletín a la pestaña "Inactivas", donde se podrá eliminar o editar. Luego se podrá reactivar después de las modificaciones, si las hay.

• Generar: Al hacer clic en el botón "Generar", crearás un envío puntual de boletín de inmediato. Este envío se generará como un BAT que deberás validar antes de que el boletín puntual se envíe realmente.

Modificar un boletín

Para modificar un boletín (cambiar su frecuencia, la URL de la página de contenido, la lista de destinatarios, etc.), es necesario desactivarlo primero. El boletín se moverá a la pestaña 'Inactivas' donde podrás seguir los mismos pasos que en la creación.

Para modificar los elementos determinados por la plantilla de campaña (la orientación, las personalizaciones, el contenido de un boletín estático, …), debes modificar la plantilla de campaña. Puedes ver en qué plantilla se basa un boletín en la pestaña 'Activadas'.

A tener en cuenta

La modificación de una plantilla de campaña se reflejará automáticamente en todos los boletines que la utilicen.

Validar una prueba

En cada generación de boletín, según la frecuencia definida por tu expresión CRON, o cuando generas manualmente un envío puntual como se explica en el paso anterior, recibirás los BAT en las direcciones de correo electrónico indicadas en el paso de control y prueba (o el mensaje de error, si es el caso).

Estos correos electrónicos te permitirán verificar el contenido de tu boletín y validarlo.

Esto significa que se ha creado la ocurrencia de tu boletín. Está disponible en la aplicación "Gestionar campañas de correo electrónico", junto con todos los demás correos electrónicos, independientemente de su tipo (Catálogo > Campañas de correo electrónico > Gestionar campañas de correo electrónico).

La pestaña en la que se encuentra la campaña depende del modo elegido en el paso del envío (paso 3).

• Si elegiste activar el modo "En definición": la campaña estará en la pestaña "En definición". En este modo, la campaña no se podrá enviar sin tu intervención. Será necesario seleccionar la campaña y hacer clic en "Editar". Llegarás directamente al último paso, donde podrás validar el envío.
• Si elegiste configurar un tiempo de espera: la campaña estará en la pestaña "Programadas". En este modo, la campaña se enviará automáticamente después del tiempo de espera a menos que intervengas. Haz clic en "Más" y luego en "Cancelar" para suspender la campaña.

Mensajes de error

Si tu boletín encuentra un problema durante su generación, se te enviará un mensaje de error en lugar de los BAT.

Hay dos tipos posibles de mensajes:

• CONTENT ERROR: Este mensaje significa que el error es propio del contenido HTML de la página fuente (solo boletín dinámico). Verifica con el diseñador.
• INTERNAL ERROR: Este mensaje significa que el sistema no puede generar el boletín, ya sea:
  • Porque no puede recuperar el contenido: verifica la URL indicada.
  • Porque la configuración de envío tiene un error: verifica que todos los elementos esenciales estén registrados correctamente en la plantilla (especialmente el asunto, si está determinado por la plantilla).
• MISSING_TITLE_IN_CONTENT: Este mensaje significa que se supone que el asunto del boletín debe definirse desde la plantilla, pero no hay un asunto guardado en la configuración de la plantilla.