Podríamos decir que una entidad es una separación dentro de una licencia Actito. Gracias a este concepto se pueden compartimentar las bases de datos dentro de la licencia.

(Se trata de compartimentrar diferentes bases de datos, no de compartimentar los datos de una misma base de datos).

En las entidades es donde realmente se almacenan todos los recursos, ya sean las mismas bases de datos (perfiles o datos adicionales) o las comunicaciones que crees (campañas, escenarios, formularios, etc.), así como las plantillas personalizadas que hayas solicitado o creado.

Tu licencia cuenta, por defecto, con una entidad que lleva el mismo nombre que la licencia. Esta será la única entidad si los datos deben ser accesibles para todos los usuarios.

¿Por qué necesitas entidades?

Las entidades pueden resultar útiles cuando todos los usuarios de la licencia actito no necesiten tener acceso a las bases de datos y los recursos asociados a ellas.

Por ejemplo, una empresa presente en dos países podrá crear una entidad diferente para los trabajadores de cada país. De este modo, los usuarios de un país como, por ejemplo, Francia, solo tendrán acceso a la base de datos francesa (tabla de perfiles, compras, campañas de email, etc.) y los usuarios del otro país, pongamos Bélgica, solo podrán acceder a la base de datos de Bélgica. No obstante, el equipo de dirección podrá tener acceso a las bases de datos de ambos países.

También puede ser útil para dos departamentos distintos, por ejemplo B2C y B2B, que trabajen con bases de datos y comunicaciones completamente distintas.

Recuerda

Las entidades resultan útiles cuando sea necesario compartimentar los datos.
Sin embargo, puede ser una fuente de frustraciones si corta el acceso de los usuarios a recursos necesarios para su trabajo. Es por ello que te recomendamos que solicites entidades suplementarias solo si tu organización y tu política de gestión de datos lo requieren.
En el caso contrario, la entidad única por defecto será más que suficiente.

Nota

Las entidades comparten el límite de recursos de la licencia. Por ejemplo, dos entidades compartirán el número máximo de escenarios activos autorizado por licencia.

Grupos de entidades

Desde el momento en el que haya más de una entidad, un usuario podrá acceder usando más de una entidad distinta, lo que a menudo es incluso necesario para los equipos de gestión, que necesitan tener una visión global.

En Actito se otorgan los derechos de acceso a las entidades en función de los grupos de entidades; cada usuario puede tener acceso a un solo grupo.

Si solo hay una entidad, se creará un grupo de entidades con el mismo nombre.
Si hay varias entidades, se creerá un grupo de entidades específico por cada combinación de entidades a las que necesite acceder un usuario.

¡Truco!

Para solicitar la creación de una nueva entidad o de un nuevo grupo de entidades, el administrador de la licencia puede pedirlo a su ASM o al equipo de soporte de Actito (support@actito.com).

Nota

Una vez creada, ya no se puede cambiar el nombre de una entidad, ni se puede eliminar.